Rekrytera

Region Västmanland använder metoden kompetensbaserad rekrytering (KBR) för att säkerställa att rätt kompetens rekryteras utifrån verksamhetens behov. Metoden innebär en strukturerad och rättvis process där personliga kompetenser hos de sökande bedöms på ett likvärdigt och kvalitativt sätt. En central del i KBR-metoden är att använda strukturerade intervjuer.

Varför kompetensbaserad rekrytering?

• En professionell och effektiv process
  Metoden stärker regionens varumärke som arbetsgivare och bidrar till en mer kvalitativ rekrytering.

• Främjar likabehandling
  Genom att följa en strukturerad metodik minskar risken för diskriminering och bidrar till regionens arbete för jämställdhet, mångfald och lika villkor.

• Minskar felrekryteringar
  Felrekryteringar är kostsamma. I snitt kan en felrekrytering kosta 700 000 kr och en chefsrekrytering upp till 2–3 miljoner kronor. KBR sparar både tid och resurser genom att minimera dessa risker.

• Fokus på kandidatupplevelsen
  Alla kandidater behandlas rättvist, får samma chans och bedöms utifrån samma grunder. Detta skapar en positiv upplevelse av regionen som arbetsgivare.

• Bättre jämförelser mellan kandidater
  När alla kandidater får samma frågor under intervjuerna blir det enklare att jämföra och bedöma dem objektivt.

Måndag 4 november gjordes en övergång till Talentech ID för alla användare i rekryteringssystemet Reachmee. Anledningen till detta är en säkrare och smidigare inloggning. Nytt inloggningssätt innebär att du som användare behöver följa stegen nedan, aktiveringen sker endast en gång.

1. Skriv in denna länk i valfri webbläsare: start.talentech.io
2. Skriv in din e-postadress som du använder på din arbetsplats
3. Första gången möts du av en uppmaning att aktivera ditt konto
4. Klicka på "skicka aktiveringsmejl"
5. Gå sedan till din inkorg/e-post och leta upp mejlet från "Talentech ID"
6. Klicka på "Ange lösenord", du kommer då till en webbläsare där du får ange lösenord, Du kan använda samma lösenord som du haft tidigare, om du vill.
7. Du blir sedan inloggad i Reachmee och kan jobba som vanligt.
8. Nästa gång du loggar in behöver du inte aktivera ditt konto utan kan skriva in start.talentech.io för att logga in med dina användaruppgifter som du angivit i stegen ovan.

OBS
Se även till att ta bort eventuella tidigare bokmärken med sparade lösenord och spara istället länken ovan. (start.talentech.io)

Från ReachMee kan vi direktpublicera i tre gratiskanaler, regionens externwebb, intranät och på Platsbanken. Vi har också möjlighet att publicera annonser på Linkedin mot en extra kostnad som verksamheten betalar.

Kontakta rekryteringsfunktionen på HR-service på nummer 74211 (knappval 3) eller skicka e-post till rekrytering@regionvastmanland.se för att få behörighet till ReachMee om du behöver support

För att starta upp en rekrytering, fyll i detta formulär som du även hittar på Arbetsplatsens startsida: Beställning av rekrytering (typeform.com)

Manualer finns på startsidan i ReachMee när du är inloggad. Tryck på frågetecknet i högra hörnet. Här finns också en länk till dessa: ReachMee kunskapsdatabas

ReachMee används av rekryteringskonsulter, rekryterande chefer eller motsvarande samt verksamhetsnära HR-konsulter. ReachMee är också tillgängligt för vissa verksamheter som jobbar med strategiska frågor eller vår externwebb, så som HR-strateger och kommunikatörer.

Vill du genomföra rekryteringen på egen hand väljer du baspaketet. Om du ska rekrytera ett större antal tjänster rekommenderar vi baspaket volym. Innan du startar rekommenderar vi att du genomför regionens e-utbildning i rekryteringsprocessen.

I baspaketet får du visst administrativt stöd från Rekryteringsstöd:

• Annons: Vi publicerar annonsen baserat på ditt färdiga underlag. Du beskriver tjänsten, arbetsplatsen och de kvalifikationer som krävs.
• Rekryteringsverktyg: Vi skapar ett projekt i ReachMee, där du enkelt kan hantera kandidaterna.
• Referenstagning: Vi administrerar digitala referenser.
• Kontroller:
  • Belastnings- och misstankeregister kontrolleras på slutkandidat vid behov. Du ansvarar för att meddela när kontrollen ska genomföras.
  • För legitimerad personal kontrollerar vi mot IVO och Socialstyrelsen. Se instruktionen instruktion - Anställning av legitimerad Hälso- och sjukvårdspersonal (HOSP).
• Avslut: Vi avslutar projektet i ReachMee när du meddelar att rekryteringen är klar. Kandidaterna informeras via mejl om att tjänsten är tillsatt. Du ger muntlig återkoppling till de kandidater som varit på intervju.
• Arkivering: Vi arkiverar ansökningshandlingar och startar en personakt för den nya medarbetaren.

Vi ser att du som rekryterar på egen hand först genomför regionens e-utbildning.

Med HR-konsultledd rekrytering får du som chef kvalificerat stöd av från start till mål.

1. Uppstart och planering:

   • Vi kontaktar dig för att samla in kompetensbehovet och skapa en kompetensbaserad kravprofil.
   • Tillsammans gör vi en tidsplan för hela rekryteringsförloppet.

2. Annons och publicering:

   • Vi skapar och publicerar annonsen samt startar ett projekt i rekryteringsverktyget ReachMee, som både du och vi använder för att hantera kandidater.
   • Vi bedömer tillsammans var tjänsten ska publiceras.

3. Urval och intervjuer:

   • Vi gör ett gemensamt urval av kandidater som ska intervjuas.
   • Vi kallar kandidaterna till intervju och genomför kompetensbaserade intervjuer tillsammans.

4. Referenser och tester:

   • Vi administrerar digital referenstagning för relevanta kandidater.
   • Vid behov genomför vi tester på slutkandidater.

5. Kontroller:

   • Belastnings- och misstankeregister kontrolleras vid behov för slutkandidaten.
   • För legitimerad personal gör vi kontroller mot IVO och Socialstyrelsen.

6. Avslut och uppföljning:

   • Vi avslutar projektet i ReachMee när rekryteringen är klar. Kandidaterna meddelas via mejl att tjänsten är tillsatt.
   • HR-konsulten ger muntlig återkoppling till kandidater som varit på intervju.
   • Ansökningshandlingar arkiveras, och vid nyrekrytering skapas en personakt för den nya medarbetaren.

I Chefsrekryteringsprocess har du som chef alltid stöd från en av våra rekryteringskonsulter genom hela processen.

1. Uppstart och planering:

   • Vi kontaktar dig för att samla in kompetensbehovet och skapa en kompetensbaserad kravprofil.
   • Tillsammans tar vi fram en tidsplan för rekryteringsförloppet.
   • Vi säkerställer att facklig samverkan inkluderas i tidsplanen och informerar dig om de olika stegen i denna process.

2. Annons och publicering:

   • Vi skapar och publicerar annonsen samt startar ett projekt i ReachMee för hantering av kandidater.
   • Tillsammans avgör vi var tjänsten ska publiceras.

3. Urval och samverkan:

   • Vi gör ett gemensamt urval av kandidater för intervju och meddelar fackliga parter vilka kandidater som uppfyller kravprofilen.
   • Vi kallar kandidater till intervju och bjuder in fackliga representanter att delta.

4. Intervjuer och tester:

   • Vi genomför kompetensbaserade intervjuer tillsammans med dig.
   • Arbetspsykologiska tester rekommenderas för slutkandidater och genomförs av Rekryteringsstöd.

5. Avstämning och vidare steg:

   • Vi kallar till en avstämning med dig och fackliga parter.
   • Vi diskuterar eventuella behov av fler intervjuer eller andra moment, som att låta slutkandidaten träffa ledningsgruppen.

6. Kontroller och avslut:

   • Belastnings- och misstankeregister kontrolleras vid behov för slutkandidaten.
   • Legitimerad personal kontrolleras mot IVO och Socialstyrelsen enligt gällande instruktioner.
   • Projektet i ReachMee avslutas när rekryteringen är klar. Kandidater meddelas via mejl, och HR ger muntlig återkoppling till kandidater som deltagit i intervjuer.

7. Arkivering:

   • Ansökningshandlingar arkiveras, och en personakt skapas för den nya medarbetaren.

När du som chef står inför en omfattande rekrytering som kräver flera resurser och god planering, erbjuder vi HR-konsultledd rekrytering i projektform. Det passar särskilt bra för årligt återkommande processer som AT-, BT- och PTP-tjänstgöring, vid uppstart av nya verksamheter eller vid verksamhetsövergångar.

Vi samlar våra kompetenser inom HR, kompetensförsörjningskommunikation och andra relevanta områden. Tillsammans med dig som chef, projektledare eller studieansvarig skapar vi en effektiv och välkoordinerad rekryteringsprocess.

Det vanligaste sättet att annonsera lediga tjänster är via Facebooksidan Region Västmanland – jobba med oss

Det finns tre varianter man kan välja mellan:

Paket 1: Så kallad ”snurra” med plats för 6 tjänster varje vecka. Kan bokas för baspaket och konsultledd rekrytering. Kostnad: 3000kr

Paket 2: Passar för tjänster där innehållet i tjänsten eller arbetsplatsen behöver mer utrymme och man vill ge en personlig bild. Exempelvis sjuksköterskor. Verksamheten står för bild och textunderlag. Kan bokas i konsultledd rekrytering. Kostnad: 5000kr

Paket 3: Passar för tjänster som behöver lite mer utrymme, men när det inte finns tid att ta fram en egen text. Kommunikationsenheten tar fram bild och producerar text, baserad på platsannonsen. Passar bra för exempelvis högt uppsatta chefer eller specialistkompetenser. Kan bokas i konsultledd rekrytering. Kostnad: 5000kr

Din annons kan också synas på Linkedin där den:

• Listas bland regionens lediga tjänster på LinkedIn
• Blir sökbar på LinkedIn
• Skickas ut som mejl till personer som prenumererar på tjänster på LinkedIn
• Presenteras som rekommendation till personer inom valt område.

Kostnad: 4500kr  

Den annonsering som inte är på Facebook eller LinkedIn ska ske genom en upphandlad byrå som heter TBS. Du tar hjälp av din rekryterare för att boka en sådan annonsering.

Du får börja med att fylla i ett formulär med information till TBS. Här är det alltid bra att ange en ungefärlig summa så att TBS vet ungefär vilken nivå annonseringen kan ligga på. TBS återkommer med en så kallad mediaplan där de föreslår platser för annonsen.

TBS har mallar som följer regionens arbetsgivarvarumärke och tar fram en annons. TBS gör en uppföljning och genom att annonsera via dem kan vi samla statistik och information som hjälper oss att kontinuerligt förbättra rekryteringsannonseringen.

Viktig information till som chef/samordnare för semestervikarierekryteringen:

Exempel: En sökande som önskat Medicinkliniken som förstahandsval kommer direkt hamna i Medicinklinikens mapp. Om kliniken inte finner kandidaten intressant flyttar kliniken ansökan skyndsamt till mappen "Tillgänglig för alla". 

Uppge koden SEMVIK på anställningunderlaget.

Informationssida för regionens sommarjobb öppnar 2/12 2024

TIPS: Kika gärna så att er verksamhetsbeskrivning stämmer, justeringar kan skickas till rekrytering@regionvastmanland.se 

Hänvisa gärna till sidan om ni får frågor.  

Snabbt och säkert med digital referenstagning

Till er hjälp för att effektivisera processen erbjuds digital referenstagning. Ett mobilt, flexibelt och säkert sätt att hantera referenstagningen. 

Gör så här

1. Sänd kandidatens IDnr till rekrytering@regionvastmanland.se (ni behöver inte efterfråga kandidatens referenter- det sker via IT-verktyget)

2. Vi skickar, när referenstagningen är klar, en länk till er referensrapport. 

Kontakta rekrytering@regionvastmanland.se om ni har frågor. 

Intervjufrågor i ReachMee

I projekten, i vänstermenyn under Kravprofil (scrolla sedan längst ner)  finner ni intervjuguide att ladda ner.

Anställa sjuksköterkse-/läkarstudenter som undersköterska

Nya befattningar skapas med restriktivitet och alltid i dialog med HR Chef/ verksamhetsnära HR-konsult. Befattningen ska vara jämförbar över tid, dvs helt unika titlar undviks. Beställning av ny titel görs i samråd med din verksamhetsnära HR- konsult.

Det är ok att ange språkkrav i form av t.ex. ”goda kunskaper” eller ”mycket goda kunskaper” i ett språk om det är nödvändigt för arbetet. Glöm då inte att skriva i annonsen att språket/språken krävs i arbetet/i det dagliga arbetet då det annars kan bli föremål för en diskrimineringsdiskussion. Språkkraven ska:

• stå i relation till och vara rimliga för arbetet som ska utföras
• ska inte vara högre ställda än nödvändigt

Exempel på en standardfras att använda: Då rollen innebär dialog med kollegor, patienter och anhöriga krävs goda kunskaper i svenska språket.  Glöm inte att övriga språkkunskaper många gånger är meriterade.

Läs mer om språkkrav vid rekrytering här

Tjänster som är 6 månader eller längre behöver utlysas.

Har vi publicerat en annons externt så går det inte att ändra den till endast intern publicering. Det har att göra med att kandidater redan kan ha sökt eller planerat att söka vid senare tillfälle. Det är inte möjligt att återta externa publiceringar utan att avbryta rekryteringen.

När en anställning redan är publicerad får du inte ändra något under skall- eller bör krav då förutsättningarna ändras för de sökande. Samma sak gäller tjänstgöringsgradens omfattning. Det du/ni kan göra är att avbryta rekryteringen och starta en ny process.

Ja, det går bra att utöka antalet lediga befattningar så länge förutsättningar och kvalifikationer överensstämmer med ursprungstjänsten.

Ja, det går bra (men inte tvärtom). Det kan vara bra att fråga innan intervju om kandidaten även är intresserad av den tidsbegränsade tjänsten eftersom den tillkommit.

Regionen har rutiner för förfarandet i ett anställningsärende då en sökande har skyddad identitet (skyddad folkbokföring). Handlingar och personuppgifter i anställningsärenden är som huvudregel allmänna och offentliga handlingar, men undantaget är handlingar och uppgifter kopplade till dem med skyddad identitet. Kontakta rekrytering@regionvastmanland.se för vidare hjälp.

Som huvudregel gäller att ansökningar ska ha inkommit före ansökningstidens utgång. En ansökan som har kommit in för sent får emellertid beaktas om du som chef anser så. Skäl kan vara att sökanden åberopar en godtagbar ursäkt för förseningen, till exempel sjukdom, semester eller fel i rekryteringssystemet/postgången. Kontakta HR om du har fler frågor kring en sent inkommen ansökan.

Fråga din aktuella rekryteringskonsult för att diskutera test och lämpligt upplägg. I samråd sätter ni ihop ett anpassat testpaket och lägger upp en tidplan för genomförandet.

Rekommenderade roller där vi kan använda tester:

• Chefsrekrytering (rekrytering av chefer på olika nivåer)
• Specialistrekrytering (specialist-/nyckelroller somt kräver en spetskompetens).

Tidsåtgång: Ett testpaket ska helst inte vara längre än ca 60 minuter.

Kostnaden är 1200kr per testad kandidat oberoende hur många tester som genomförs.

Vilka typer av tester finns det?

Arbetspsykologiska test delas upp i personlighetstest (förutsäger antingen specifika personlighetsdrag, egenskaper och beteenden) och kapacitetstest (förutsäger t.ex. simultanförmåga, minneskapacitet och/eller generell begåvning). Både personlighet- och kapacitetstest kan predicera arbetsprestation och kan användas som en pusselbit i bedömningsarbetet.

Ja, HR administratör kan hjälpa dig med dessa kontroller. Skicka mail till rekrytering@regionvastmanland.se (id nummer på projektet i ReachMee samt kandidat ID räcker)

Läs mer in kontroll av legitimerad hälso-och sjukvård här.

Genomsnittstiden för en rekryteringsprocess är ca 2-3 månader. Efter det är det brukligt att publicera en ny annons. Det kan också gå bra efter en längre tid om det rör sig om en svårrekryterad yrkeskategori. De olika fackförbunden kan ha olika syn på vad som är brukligt, samverka därför frågan. Tänk på att det behöver gälla samma anställningsvillkor och kvalifikationer.