Uppdatering Inköp
Inköpsverksamheten stöttar regionens verksamheter med deras inköpsbehov. Här hittar du information om olika typer av inköp och kan ta del av våra upphandlade avtal.
För att följa regionens styrande principer för inköp ska inköp göras via upphandlade avtal och enligt riktlinjer för direktupphandling. Genom att följa stegen nedan säkerställer du att principerna efterlevs. Beroende på kostnaden för ditt köp sker inköpet på olika sätt.
I Upphandlings- och avtalsplanen kan du se pågående och planerade upphandlingar samt aktuella avtal med löptider, sorterade efter region och kategoriområde.
Läs mer om Inköpsverksamheten under block Om Inköpsverksamheten
Arbetsgång vid inköp
Börja med att fråga dig: Är köpet verkligen nödvändigt?
- Sök i Agresso: Finns varan eller tjänsten där? Välj alltid avtalade produkter först.
- Hittar du inte det du behöver, sök i Avtalskatalogen
Om du hittar ett avtal, gör följande:
- Lägg beställning via "Beställningsuppdrag till Inköp" i Agresso om möjligt.
- Alternativt följ instruktionerna som gäller för avtalet. -
Om det inte finns det i Agresso eller Avtalskatalogen, följ instruktionerna beroende på värdet av köpet.
- Beräkna kostnaden: Ta med alla kostnader (frakt, installation, service, tillbehör). Vid återkommande behov ska samtliga köp räknas in. Beloppet räknas exklusive moms.
-
Se vidare instruktioner för värde över 100 000 kronor eller under 100 000 kronor i respektive block nedan.
Övrigt att tänka på
- Kontakta e-handel När du har önskemål om upplägg av avtalat sortiment i e-handeln
- Kontakta Verksamheten Hållbarhet Vid köp av kemiska produkter utanför avtal
- Definiera behovet
Säkerställ att inköpet är nödvändigt för verksamheten. Undvik onödiga köp. - Motivera varför köp via avtal inte är möjligt
Beskriv kortfattat varför befintliga avtal inte kan användas.
Exempelvis:
- Är det ett nytt behov som har uppstått?
- Täcker inte befintligt avtal det som efterfrågas?
Motiveringen behövs för att Inköp ska kunna bedöma och godkänna inköp utanför avtal. - Sök efter möjliga leverantörer
Prioritera leverantörer som regionen redan har avtal med, vilka hittar du i Agresso och i avtalskatalogen.
Om du väljer en leverantör som regionen inte tidigare har handlat från, kommer Inköp att kontrollera leverantören. Kontroll omfattar bland annat:
- Kreditvärdighet
- F-skatt
- Möjlighet att skicka e-faktura
- Möjlighet att ta emot order via e-post
Observera att leverantörer som främst riktar sig till privatpersoner inte alltid uppfyller regionens krav. Om leverantören inte godkänns måste du välja ett annat alternativ.
- Jämför priser och villkor
Undersök vilken leverantör som erbjuder bästa kombinationen av pris och kvalitet.
Tänk även på andra faktorer som:
- Fraktkostnader
- Leveranstid
- Garantivillkor
Jämför fler leverantörer och ta in offert vid inköp av större värde.
- Beställning
När du har valt leverantör, fyll i "Beställningsuppdrag till Inköp" i Agresso. - Inköp kontrollerar leverantören och ser över regionens totala upphandlingsvärde för att eventuellt samordna inköpen.
Vid inköp över 100 000 kronor ska beställningsformuläret
Beställning av upphandling alltid skickas in.
Inköp beslutar därefter vilket upphandlingsförfarande som ska användas.
Vid direktupphandling kan Inköp, i dialog med verksamheten, besluta att verksamheten genomför upphandlingen på egen hand. Inköp vägleder och stödjer genom hela processen, exempelvis genom att kontrollera aktuella leverantörer.
Samtliga avtal ska publiceras i avtalskatalogen - även avtal som verksamheten själv tecknar. Detta eftersom Inköp har uppföljningsplikt och ska ha kontroll över alla tecknade avtal inom regionen.
Läs mer i Riktlinjer för inköp, avsnittet Hantering av direktupphandling.
Särskild rutin för investering
Utrustning som räknas som investering följer en egen rutin för inköp.
Se avsnitt Investering/medicinteknisk utrustning nedan.
Vår Inköpsverksamhet
Inköp ansvarar för upphandling och inköp för både Region Västmanland och Region Sörmland, med undantag för förbrukningsvaror som hanteras av den gemensamma varuförsörjningsnämnden.
Vi finns i Västerås, Eskilstuna, Katrineholm, och Nyköping.
Vi arbetar strategiskt utifrån ett kategoristyrt arbetssätt, planerar och samordnar behov samt genomför upphandlingar och löpande inköp av varor och tjänster.
Vad vi hjälper till med
Inköps främsta uppdrag är att fungera som stöd- och expertfunktion till verksamheterna vid inköp. Inköpsarbetet sker i nära samverkan med verksamheterna utifrån framtagen inköpsprocess, från behov till leverans.
Vi styr mot samordning av gemensamma behov, bestämmer vilket upphandlingsförfarande som ska användas och vägleder till rätt beställningsvägar. Vi genomför upphandlingar och inköp enligt gällande lagstiftning, inköpspolicy och riktlinjer samt våra styrande principer.
Avtalsförvaltning
Avtalsförvaltning är en viktig del som Inköp leder och styr. Det innebär att följa upp avtal, samverka med leverantörer och säkerställa avtalstrohet. Regionerna ska eftersträva ett helhetsperspektiv i avtalsförvaltningen. Vi ska agera tydligt, enhetligt och förutsägbart i förhållande till gemensamma leverantörer. Inköp ansvarar för att skapa förutsättningar för en strukturerad och systematisk avtalsuppföljning. En förutsättning är att varje avtal har en utsedd avtalsägare i verksamheten.
Målsättning
Regionernas inköpsarbete ska bidra till ökad affärsnytta, förbättrad totalkostnadseffektivitet, stärkt avtalstrohet och ökad enhetlighet. Genom detta skapar vi värde, sänker inköpskostnaderna och lägger grunden för en långsiktigt hållbar, robust och resurseffektiv verksamhet. En viktig målsättning är också att förebygga all form av välfärdsbrottslighet, som till exempel otillbörlig påverkan, mutor, jäv och korruption.
Följsamhet
Inköp har mandat och ansvar att styra inköpsarbetet så att gällande lagstiftning samt inköpspolicy och riktlinjer följs. Med följsamhet menas att regionernas verksamheter anpassar sig till och följer Inköps mandat att styra i arbetet.