Förbättringsarbete
Vi använder förbättringsmodellen FRÖ, som står för förbättrat resultat över tid. Genom att följa FRÖ och dokumentera i A3 får du både struktur och tydlighet, vilket skapar samsyn bland alla som är involverade i ett förbättringsarbete.
FRÖ är ett stöd för dig som ska leda förbättringsarbete, det är en strukturerad metod för att identifiera, analysera och hitta lösningar på problem eller för att implementera nya arbetssätt. Modellen ger en bra struktur även vid införande av nya kunskapsstöd, vilket gör att vårt arbete följer etablerade riktlinjer.
Modellen passar både för dig som är ny på området och för dig som redan har erfarenhet av förbättringsarbete. Fokus i modellen är att ta reda på fakta innan mål sätts upp och lösningar testas.
Struktur för styrning och beslutsfattande
Modellen FRÖ ger en tydlig struktur för styrning och beslutsfattande, vilket gör att alla involverade har en gemensam bild av vad som ska uppnås. Den ger också stöd för effektiv kommunikation och implementering av förändringar.
Ge eller få ett förbättringsuppdrag
Mallen Förbättringsarbete – beskrivning av uppdrag och förutsättningar (word-mall) kan användas både av dig som medarbetare när du har en idé om ett förbättringsarbete och av dig som chef när du ska ge en medarbetare ett förbättringsuppdrag. Målet är båda ska ha samma bild och förväntningar av vad som ska utföras.
Så använder du FRÖ-modellen
För att vägleda dig genom förbättringsmodellen finns en PowerPoint-presentation som ger tydlig information och praktiska verktyg. I presentationen hittar du checklistor, dokumentationsmaterial, samt tips och exempel på hur du kan dokumentera och kommunicera kring ditt förbättringsarbete.
FRÖ-modellens fyra steg
I planeringssteget för förbättringsarbetet är det viktigt att skapa en tydlig grund för det arbete som ska genomföras. Här beskrivs och dokumenteras arbetet så att alla har samma förväntningar och förstår vad som behöver göras, vilka som berörs och vilka förutsättningar som gäller. I steget ingår följande:
- Bakgrund
- Syfte
- Avgränsningar
- Tidplan
- Plan för möten
- Kommunikationsplan
Du tar också ställning till om det behövs en riskanalys.
Genom att noggrant planera och dokumentera alla dessa delar säkerställer du att arbetet har en tydlig riktning och grund för fortsatt framgång.
I kartläggningssteget handlar det om att få en klar bild av nuläget och vad som behövs för att nå det önskade läget. Genom att förstå både nuläge och målet kan du identifiera de förändringar som krävs.
I detta steg ingår följande:
-
Förstå nuläget: Här kartlägger du och analyserar hur situationen ser ut idag. Vad fungerar bra och vad behöver förbättras? Genom att samla data och information får du en tydlig bild av det aktuella läget.
-
Önskat läge och mål: Vad är det för resultat du strävar efter, och hur ser det önskade läget ut? Målen ska vara tydliga och mätbara för att ge riktning åt arbetet.
-
Förstå orsak och gap: Analysera vad som orsakar de problem eller brister som finns i nuläget. Identifiera eventuella gap mellan nuläget och det önskade läget. Detta hjälper till att förstå vilka förändringar som behövs för att nå målet.
Genom en noggrann kartläggning får ni en tydlig bild av var förbättringarna behövs och hur ni ska nå målet.
I förbättringssteg är fokus på att genomföra aktiviteter för att åstadkomma de förändringar som behövs för att nå målen. Detta steg handlar om att testa lösningar i mindre skala för att säkerställa att de fungerar som förväntat. Genom att prova lösningarna i praktiken kan eventuella justeringar göras innan de införs brett.
- Ta fram förslag på lösningar
- Gör en plan för vilka aktiviteter som ska göras och av vem
- Testa lösningar och följ upp resultat
Här handlar det om att följa upp och utvärdera resultatet av de genomförda aktiviteterna, samt att säkerställa att förbättringarna bibehålls över tid.
- Resultat och lärdomar: Här redovisar ni de första resultaten av förbättringsarbetet och delger de lärdomar ni fått under arbetet.
- Följ upp: Gör en plan för framtiden och bestäm hur det nya arbetssättet ska följas upp.
- Publicera din A3: För att lära av varandra ska alla A3 publiceras i ledningssystemet under "Slutförda A3".
Dokumentera i A3
A3-mallen hjälper dig att beskriva och dokumentera ett förbättringsarbete. Du skriver och jobbar direkt i mallen som innehåller korta hjälptexter och tips. I dokumentet finns även checklistor för uppföljning.
Den heter A3 eftersom mallen passar bra att skriva ut på en sida i A3-format. Skriv ut den med jämna mellanrum och sätt upp den så alla kan se den. Då blir den ett levande dokument under hela förbättringsprocessen.
Inspireras av varandras A3
Det finns flera modeller och verktyg som underlättar oavsett om du driver ett förbättringsarbete, arbetar i projektform eller utvecklar processer. Storlek och komplexitet i en förändring påverkar vilka arbetssätt och verktyg som är lämpliga.
Som stöd för att jobba med utveckling och förbättring finns utbildningar i både förbättringskunskap och regionens projektmodell.