Modeller och verktyg
Här finns modeller och verktyg som kan användas som stöd i verksamhetsutveckling för att arbetet ska genomföras strukturerat och effektivt. Du väljer modell och verktyg beroende på arbetets syfte, omfattning och komplexitet.
I Region Västmanland utgår all verksamhetsutveckling ifrån Förbättringshjulet (PDSA) ovasett om du driver ett förbättringsarbete, arbetar i projektform eller utvecklar processer.
Förbättringsarbete - från idé till genomförande
Förbättringsuppdrag kan användas både av dig som medarbetare när du har en idé om ett förbättringsarbete och av dig som chef när du ska ge en medarbetare ett uppdrag. Målet är att båda ska ha samma bild och förväntningar av vad som ska utföras. Resultatet av förbättringsarbetet redovisas i A3.
Förbättringsarbete – beskrivning av uppdrag och förutsättningar (word-mall)
Mallen finns även i modellen FRÖ
Stöd vid praktiskt förbättringsarbete
FRÖ-modellen, som står för förbättrat resultat över tid, ger stöd och struktur i ditt förbättringsarbete och hjälper dig att följa förbättringshjulet. FRÖ kan användas vid både små och medelstora förbättringsarbeten och du får hjälp, steg för steg, att jobba dig igenom alla delar i ett förbättringsarbete:
- Planera: syfte, bakgrund, avgränsningar, tidplan, mötesplan, kommunikationsplan
- Kartlägga: nuläge, önskat läge, problemanalys, förslag på aktiviteter
- Förbättra: handlingsplan, mätningar
- Behålla och utveckla: plan för uppföljning
Du dokumenterar direkt i mallen som innehåller hjälptexter och stödfrågor.
Förbättringsmodell FRÖ - instruktion och mall (ppt-fil)
I utbildningen Praktiskt förbättringsarbete får du lära dig mer om modellen FRÖ.
Överblick på en sida
A3-mallen hjälper dig att beskriva och dokumentera ett förbättringsarbete. Du skriver och jobbar direkt i mallen som innehåller korta hjälptexter och tips. I dokumentet finns även checklistor för uppföljning.
Den heter A3 eftersom mallen passar bra att skriva ut på en sida i A3-format. Skriv ut den med jämna mellanrum och sätt upp den så alla kan se den. Då blir den ett levande dokument under hela förbättringsprocessen.
Planera och genomför större och komplexa arbeten
Regionen har två olika mallar för idébeskrivning som ska användas vid större utvecklingsarbeten.
Välj den mall som passar för din idé. Fyll i mallen och lämna den till din chef.
- Generellt underlag för att beskriva en idé. Exempelvis om du har en idé på ett nytt arbetssätt eller en annan typ av förändring.
Idébeskrivning (word-mall) - Underlag för att beskriva en idé som innefattar en IT-lösning. Exempelvis införande av en ny teknisk plattform.
Idébeskrivning FOA (word-mall)
Uppdrag kan användas för utvecklingsarbeten där resultatet ska redovisas i en uppdragsrapport. Uppdraget formuleras i ett uppdragsdirektiv och plan med målet att både ägare och uppdragsledare har samma bild av vad som ska utföras.
Den används för engångsinsatser som inte kräver omfattande samordning och där genomförandet är okomplicerat jämfört med projekt. Besluten fattas inom den enhet som utför arbetet, och påverkan på andra enheter är liten.
En förstudie görs för att utforska en idé, samla in fakta, analysera behov och identifiera möjliga lösningar. Arbetet mynnar ut i ett beslutsunderlag som sammanfattas i en förstudierapport. Genom en förstudie kan utvecklingsinsatser bli mer träffsäkra, effektiva och framgångsrika – men den kan också leda till slutsatsen att inget vidare arbete bör genomföras.
Projekt passar för verksamhetsutveckling när insatsen har ett tydligt mål, en avgränsad tidsram och kräver samordning av resurser. Det är särskilt lämpligt vid större förändringar, när en produkt, tjänst eller ett nytt arbetssätt ska testas eller implementeras.
Involvera användaren
Med stöd av modellen Tjänstedesign utvecklar vi verksamheten utifrån användarens behov genom att involvera invånare och patienter. Tjänstedesign som metod gör våra användare delaktiga i framtagandet av nya tjänster eller i förbättrandet av befintliga.
Tjänstedesign - användardriven innovationsmodell - instruktion
Lär dig mer om modellen i utbildningen Tjänstedesign – en introduktion på Kompetensplatsen
Förstå problem och orsaker
Ta reda på grundorsaken
Genom att ställa sig frågan varför fem gånger kan vi förstå grundorsaken till ett problem.
De första frågorna är som regel relativt enkla att formulera men det blir allt svårare för varje ny fråga. Ställ frågan så länge svaren är relevanta, när svaren inte längre ger någon ny information har ni nått grundorsaken.
Om problemet är för komplext och du redan vid första varför-frågan får tre eller fler svar är inte verktyget lämpligt - då kan du använda fiskbensdiagram.
Bena ner ett problems orsaker
Fiskbensdiagram är ett verktyg för hitta grundorsak till ett problem. Orsaker kan brytas ner och klustras i områden.
Om problemet inte är komplext kan det vara lämpligt att börja med verktyget Fem Varför.
Visualisera rörelse i rummet eller mellan arbetsstationer
Genom att spåra patientens, kundens, medarbetarens eller dokumentets rörelse i rummet kan man identifiera potentiella förbättringsområden. Till exempel underlätta för besökare att ta sig till en särskild plats eller minska onödigt spring för medarbetare mellan olika arbetsstationer.
Att kartlägga vad som sker, steg för steg, och illustrera det som en karta hjälper dem som ska utföra aktiviteter i processen att förstå vad som ska göras och hur dessa aktiviteter hänger ihop.
Sätta mål och följa upp
Formulera mätbara mål
SMARTAa mål är ett verkyg som hjälper dig att formulera mätbara mål i ett förbättringsarbetet. Varje bokstav står för ett kriterium.
S = specifikt
M = mätbart
A = accepterat
R = realistiskt
T = tidsatt
Familjen av mått
Målen behöver vara mätbära för att följa upp effekten av ett förbättringsarbete. Det finns olika typer av mått som hjälper oss både inför, under och i uppföljning av ett förbättringsarbete:
- Resultatmått: Lyckades vi?
- Kontrollmått: Är vi på rätt väg?
- Analysmått: Underlag för förbättring
Ett frågestöd för uppföljning av ett förbättringsarbete, en process eller ett nytt arbetssätt.
Förenklad nyttoanalys och effekthemtagning ska genomföras vid projekt, nyinvesteringar och fastighetsinvesteringar.
Kostnaden för ett utvecklingsarbete, till exempel en investering eller en förändringsinsats, ska vägas mot den nytta den medför. Regionens nyttoanalys är en beräkningsmall för att värdera vilka nyttor ett arbete kommer att ge gentemot den insats som krävs.
Nyttoanalysen kan användas för att göra jämförelser och att prioritera utvecklingsarbeten. Nyttorna bedöms utifrån fyra perspektiv; Invånare/patienter, Verksamhet, Medarbetare, Ekonomi. Insatsen bedöms i pengar utifrån intern tid, externa kostnader och ökade förvaltningskostnader.
Effekthemtagning handlar om att mäta och följa upp de planerade nyttorna. Regionens effekthemtagningsplan är en dokumentation av vilka effekter (nyttor) som ska uppnås, hur de ska mätas, när mätningen ska ske och vem som är ansvarig för mätningen.
Identifiera och prioritera
Gröna korset används för att identifiera risker och händelser i verksamheten för att förbättra patientsäkerheten.
Kaizen går ut på att börja i liten skala och göra kontinuerliga förbättringar i stället för att sätta upp höga mål som kan vara svåra att nå.
Gapet visar vad vi behöver förbättra
Gör en GAP-analys för identifera och analysera gapet mellan hur det är nu och hur det bör vara. Gapet visar vad det är vi behöver förbättra. Det förutsätter att det finns ett fastställt nuläge och ett önskat läge.
GAP-analys är lämplig att använda vid införande av nya kunskapsstöd.
Analysera vilka lösningar som ger störst nytta
En SWOT-analys är en nulägesanalys för att identifiera och bedöma styrkor, svagheter, möjligheter och hot för att underlätta vilka lösningar som ger störst nytta.
Skapa en välorganiserad arbetsplats
Välorganiserad och funktionell arbetsplats
5S är ett verktyg för att skapa en välorganiserad och funktionell arbetsplats där alla vet var olika föremål, arbetsredskap och dokument finns.
5S står för:
- Sortera
- Systematisera
- Städa
- Standardisera
- Skapa vana
Dialogverktyg - fånga idéer och skapa delaktighet
Använd brainstorming för att ta fram idéer och lösningar på problem eller när det redan finns en idé som ni vill vidareutveckla. Tanken med brainstorming är att locka fram så många idéer som möjligt för att sedan välja en eller flera att gå vidare med och testa.
Brainstorming består av tre faser: idégenerering, idéförädling samt prioritering och val.
Genom att låta en grupp dela upp sig och diskutera en fråga parvis blir alla aktiva – även de som är mindre bekväma med att tala inför en större grupp.
Cafémodellen är bra när man vill ha alla deltagares åsikt kring problemet. Arbetsformen används för att lösa ett antal frågeställningar/problem som finns i en större övergripande fråga. Alla deltagare diskuterar alla frågeställningar.
Walk and talk är ett sätt att samla in åsikter samtidigt som deltagarna får möjlighet till en kort promenad. Passar bra som ett avbrott i en heldagsworkshop eller när två medarbetare behöver bolla en frågeställning. När vi rör oss är vi oftast mer kreativa.
En kreativ mötesform som användas för att ta fram idéer, förslag på lösningar eller synpunkter utifrån en frågeställning. För att en workshop ska bli värdefull krävs det planering och andra dialogverktyg kan med fördel vävas in i en workshop.