Arkivering och diarieföring

I en arkiverings- och gallringsplan finns angivet vilka handlingar som ska bevaras och vilka som kan förstöras, alltså gallras. Planerna fastställs av arkivmyndigheten.
​​Inga allmänna handlingar får gallras utan stöd i en arkiverings- och gallringsplan.

Om handlingar enligt en beslutad arkiverings- och gallringsplan får gallras ska ett protokoll över de gallrade handlingarna upprättas. Protokollet skickas till Regionarkivet där vi sparar det för att veta vad som har gjorts.​​ Undantaget är arbetsmaterial som kan förstöras utan stöd i en arkiverings- och gallringsplan eller upprättande av protokoll.

Här hittar du en Instruktion för gallring.

Om din verksamhet är i behov av en ny Arkiverings- och gallringsplan eller har frågor kontaktar du Regionarkivet.

Befintliga arkiverings- och gallringsplaner finns i ledningssystemet.

Leverans av pappershandlingar till Regionarkivet sker alltid efter överenskommelse. 

Övergripande information om leveranser, vad vi tar emot och kostnader finns i Leverera till Regionarkivet​. Du kan även läsa mer om hur du ordnar och förtecknar Journaler i journalkuvert eller Administrativa handlingar i egna instruktioner.

Att tänka på vid leverans:

• Ring till Regionarkivet i förväg på 021-17 57 03. Du måste kontrollera så att du strukturerar och packar leveransen på rätt sätt, samt att den kan tas emot av arkivet.
• Se till att handlingarna är i gott skick, det vill säga rensade från främmande föremål såsom gem och plastfickor samt ordnade i en lämplig ordning. ​
• I leveransen ska det bifogas en blankett med arkivförteckning över de handlingar som levereras. Till blanketten finns en instru​ktion för hur du fyller i den.
• Avsändare ska anges tydligt på leveransen.
• Om handlingarna innehåller sekretessbelagd information bör de förpackas så att ingen kan komma åt att läsa dem längs vägen.

När leveransen tagits emot och kontrollerats av Regionarkivet skickas ett reversal (kvitto) på att handlingarna mottagits och att ansvaret nu övertagits av Regionarkivet.

Tillvägagångssättet för avställande, det vill säga elektronisk arkivering, ser olika ut beroende på om en arkivering- och gallringsplan för applikationen/systemet och informationen finns eller inte. Processen med rutiner för att avställa elektronisk information finns här. Processen "Avställa elektronisk information" är en del av den övergripande processen "Hantera förändringar" under "Hantera IT och Telefoni". 

Regionarkivet tar ej emot gallringsbara handlingar, dvs de som kan gallras efter ett visst antal år.  Det gäller både pappershandlingar och digitala handlingar och system.

Regionarkivet bevarar och vårdar handlingar för att de ska vara tillgängliga nu och i framtiden. I arkivet finns pappers- och elektroniska handlingar från en stor mängd arkivbildare. För frågor om lån eller kopior kontaktar du oss på Regionarkivet. Enligt regionens rutiner skickar vi inte personuppgifter via e-post.

En stor del av förfrågningarna till regionens arkiv gäller  begäran av journalkopior från privatpersoner, försäkringsbolag och andra myndigheter, men även utlån av handlingar från Regionens egna verksamheter och förfrågningar av andra typer av handlingar. För nyare journalhandlingar från exempelvis Cosmic kontaktas Centrala journalutlämningen. 

Journal från egen verksamhet

Det går bra att låna tillbaka verksamhetens egna journaler om det gäller till exempel fortsatt vård av en patient. Lånet skickas från Regionarkivet via internposten. Önskar man bara del av journalen så kan vi skicka den informationen med Säkra meddelanden. Vid akuta fall kan handlingar ur journalen faxas eller skannas in till CSAM base eller skickas via tjänsten Säkra meddelanden.

Journal från annan verksamhet

Det är möjligt att begära kopior ur journal från en annan klinik/mottagning än den egna.

För att lämna ut uppgifter kräver Regionarkivet en rekvistion (beställning). Rekvisitionen bör innehålla så mycket uppgifter som möjligt om det ni söker, exempelvis klinik, diagnos och ungefärlig tidsperiod. Det måste finnas ett medgivande från patienten. Det går bra med en underskrift på rekvisitionen där det intygas att medgivande inhämtats. Medgivandet kan även vara skriftligt eller muntligt från patienten själv.

Journal i forskningssyfte

För att få tillgång till en eller flera journaler i forskningssyfte krävs ansökan och beslut från etisk kommitté. Detta gäller såväl journal från den egna som från annan verksamhet.

Övriga handlingar

Regionarkivet förvarar en mängd olika administrativa handlingar. En del av handlingarna omfattas av sekretess. Beroende på typ av handling och verksamhet är det möjligt att få dessa skannade via e-post, skickade som papperskopior eller som lån.

En arkivbeskrivning är en beskrivning av en myndighets arkiv och arkivbildning vilket ska underlätta för den som vill ta del av myndighetens allmänna handlingar. 

​Beskrivningen ska innehålla bland annat arkivbildarens organisation och arbetsuppgifter, vilka handlingar och ärenden som skapas och/eller handläggs samt vilka sökvägar som finns för att nå dessa. Arkivförteckningen ska upprättas löpande enligt Arkivlagen 6 §.

Region Västmanland har en övergripande arkivbeskrivning för hela myndigheten.

• Arkivreglemente
• Instruktion för gallring
• Gallringsprotokoll
• Befintliga arkiverings- och gallringsplaner
• Leverera till Regionarkivet
• Journaler i journalkuvert
• Administrativa handlingar – Ordna, förteckna och leverera till Regionarkivet
• Arkivförteckning
• Arkivförteckningsinstruktion
• Rekvisition
• Arkivbeskrivning