Arkivering och diarieföring
Här kan du hitta information om Regionarkivet och diarieföring.
Regionarkivet ger råd och stöd i arkivfrågor till alla regionens verksamheter. Regionarkivet tar fram arkiverings- och gallringsplaner för beslut i Regionstyrelsens arbetsutskott som är vår arkivmyndighet. På arkivmyndighetens uppdrag är det Regionarkivet som ska se till att det arkivreglemente som vi har och gällande lagstiftning följs. Efter överenskommelse tar arkivet emot och arkiverar både pappers- och elektroniska handlingar. Regionarkivet handlägger även ärenden för utlämnande av allmän handling från arkivet.
Centrala Diariet ger råd och stöd i frågor som rör diarieföring. De diarieför även åt stora delar av regionen. Hur en myndighets allmänna handlingar ska hållas ordnade styrs av flera lagar och interna rutiner. Ute i verksamheterna finns många användare av systemet Platina där de själva kan handlägga eller läsa de ärenden som registrerats.
Funktion för allmän handling är nu beständig från och med januari 2025 och har som uppdrag att samordna begäran av allmän handling både internt och externt.
Funktionen hanterar områden enligt punktlistan nedan, övriga ärenden hänvisar vi till rätt instans.
- Anställningshandlingar
- Ansökningshandlingar
- Avtal
- Avvikelser
- Löneuppgifter och lönestatistik
- Namn/personallistor
- Protokoll
- Styrdokument från vårt ledningssystem
Här kan du hitta mer information om redan publicerade handlingar:
Leverantörsfakturor och redovisning
Mer information “Om Region Västmanland”
Här kan du hitta information om Regionarkivet, hur du tar del av arkiverade handlingar eller levererar till oss.
Region Västmanland har sin egen arkivmyndighet - Regionstyrelsens arbetsutskott (RS-AU). Det är bara arkivmyndigheten som kan fatta beslut om arkivreglemente och arkiverings- och gallringsplaner.
På arkivmyndighetens uppdrag är det Regionarkivets uppgift att se till att gällande lagstiftning och reglemente följs. Regionarkivet ska därför utöva tillsyn över Regionens myndigheter samt ge råd och stöd. Regionarkivet övertar arkivhandlingar vid myndighets upphörande, enligt överenskommelse eller enligt beslut från exempelvis inspektionen för vård och omsorg (IVO).
Regionarkivet ligger på Hörntorpsvägen 60, på Eriksborg i Västerås.
Telefontid: måndag-fredag 10:00-12:00, 13:00-14:00
Öppet för besök: måndag-fredag 10:00-12:00, 13:00-14:00
Hur en myndighets allmänna handlingar ska diarieföras (registreras) eller ordnas styrs av ett flertal lagar, regler och interna rutiner. Huvudregeln är att regionens allmänna handlingar av vikt ska diarieföras utan dröjsmål.
Region Västmanland har ett centralt Diarium från vilket större delen av diarieföringen för regionen görs. Undantag är de verksamheter som har egen diarieföring. Regionen har en fastställd övergripande diarieplan med struktur för klassificering av ärenden. Registrering görs i ett flertal diarieserier beroende på verksamhet och ärendetyp. För vissa typer av handlingar har regionen fastställt andra rutiner än diarieföring för registrering. Exempelvis registreras styrdokument i Ledningssystemet och vid projektarbete kan projektverktyget användas.