Medicinsk teknik

En del av HSFs Förvaltningsplan för 2023, inom Insatsområde "Tillgänglig, säker och effektiv vård", är att etablera gemensam förvaltning av medicinteknisk utrustning. Under 2023 har införandet av en gemensam förvaltning kommit en bit på väg men införandet kommer att fortsätta även under 2024. I det följande beskrivs vad syftet med förvaltningen är och vad det innebär för mig som verksamhet.

Förvaltning av medicinteknisk utrustning är ett samarbete mellan vårdens verksamheter och teknikorganisationer där vården är kravställare. Det är jämförbart med de förvaltningar som finns för programvara sedan tidigare inom Förvaltningen för Digitaliseringsstöd. Det är alltså inte fråga om någon ny organisatorisk enhet utan en struktur för samarbete. I den gemensamma förvaltningen av medicinteknisk utrustning kommer verksamheten Medicinsk Teknik vara huvudpart från tekniksidan men i nära samarbete med övriga berörda teknikorganisationer.

Delar av de arbetssätt som omfattas utförs redan idag och de förändringar som införs är huvudsakligen kompletteringar av befintliga arbetssätt. Men det innebär också att den framtida förvaltningen tar en mer aktiv roll i att stötta arbetet och verka för att det blir en likartad hantering av medicinteknisk utrustning över hela HSF.

I första skedet omfattas medicinteknisk utrustning som ingår i verksamheten Medicinsk Tekniks sortiment. Övrig utrustning införs i senare skede.

Förvaltningen av medicinteknisk utrustning bygger på några grundprinciper

• Medicinteknisk utrustning anskaffas och förvaltas gemensamt i regionen. Vården är kravställare.
• Investeringsbudget, förvaltning- och servicekostnader för medicinteknisk utrustning konsolideras och följs upp centralt.
• Förvaltningen ska bidra till bästa möjliga förutsättningar ur ett medicintekniskt perspektiv att ge vård av högsta kvalitet.

Målet är att på ett effektivt sätt tillhandahålla ändamålsenliga och säkra medicintekniska utrustningar och system med mycket hög tillgänglighet. 

Med införandet av en gemensam förvaltning av medicinteknisk utrustning är syftet att åstadkomma ett antal nyttor. En del av dessa rör ekonomi och effektivitet såsom:

• Bättre pris genom samordnade upphandlingar
• Minskad variation och komplexitet i portföljen av medicintekniska utrustningar
• Minskat antal/rätt volymer vid inköp genom samordning av behov
• Lägre underhållskostnader (bl.a. genom samordning, minskad variation och komplexitet)
• God övergripande kostnadskontroll av den medicinteknisk utrustning
• Avlasta vården genom att förvaltningen driver de tekniska och administrativa arbetsuppgifterna medan vården kravställer.

Andra nyttor rör mer kvalitet och regelefterlevnad:

• Minimera incidenter och vårdavbrott på grund av felaktig MTU genom till exempel
  • Robusta tekniska lösningar och arkitektur
  • Planenligt underhåll
• Underlätta användande av medicinteknisk utrustning genom igenkänning – samma utrustning över hälso- och sjukvården i hela regionen.
• Säkerställa regulatorisk efterlevnad och säkerhet
• Underlätta ordnat införande av medicinsk teknik
• Ökad koordination mellan teknikorganisation som MT, FDS, Fastighet och Drift
• Driver proaktiva arbetssätt så att vi strävar efter att undvika problem med medicinteknisk utrustning innan de uppstår snarare än att bli bra på att åtgärda dem
• Fördjupat samarbete med vård och teknik

Medicinteknisk utrustning förvaltas över hela sin livscykel där aktiviteterna delas in i tre huvudfaser:

• Anskaffning & Avtal – anskaffning av medicinteknisk utrustning
• Överlämning & Driftsättning – leverans, installation och driftsättning av medicinteknisk utrustning
• Drift & Underhåll – underhåll, support, uppföljning av avtal och leverantörer samt avveckling

Som grund för allt arbete finns strategier för hur till exempel regulatorisk efterlevnad, riskhantering och underhåll bäst ska utföras.

I det här avsnittet beskrivs aktiviteter som förvaltningen medför konkret i verksamheten. Beskrivningen utgår ifrån de förvaltningsuppgifter som finns i utrustningens livscykel.

Investeringar

Under 2023 påbörjades införande av nya moment i investeringsarbetet och under 2024 ska arbetssätten tillämpas fullt ut. Medicinsk teknik stöttar vårdverksamheten genom hela investeringsarbetet med att bland annat:

• ta fram underlag för investeringar som skickas till berörd vårdverksamhet inför en gemensam behovsgenomgång. Underlaget kommer att innehålla lista på de utrustningar som verksamheten använder med förslag på vilka reinvesteringar som behöver göras baserat på ålder och skick
• ta fram relevant information kring gällande avtal, prisbild och känd marknadsinformation
• bjuda in till gemensam behovsgenomgång
• registrera de ansökningar som man gemensamt kommer fram till behöver göras i investeringsverktyget (Permit) efter investeringsmötet. Uppdatera investeringsverktyget fortsatt under hela investeringsprocessen
• planeringshorisonten för investeringar utökas till en hel livscykel dvs i praktiken 7 år. Planen ses över varje år och justeras efter behov.
• kvalificera alla investeringsansökningar och säkerställer att övriga berörda teknikorganisationer också gör det. Även se över lämplig avskrivningstid baserat på erfarenhet och historiska data för de utrustningar som ska ersättas eller nyinvesteras i
• bistå vid framtagande av nyttokalkyl/beslutsunderlag vid behov av nyinvesteringar
• gå igenom och fylla i ekonomisk information i investeringsverktyget
• ta fram en avropsplanering dvs en plan för när under året de olika investeringsansökningarna är tänkta att köpas in eller upphandlas och stämmer av med Inköp
• delta och bistå verksamheten vid prioritering av investeringsansökningar samt uppdatera investeringsverktyget
• avropa godkänd investeringsansökan i investeringsverktyget i samråd med verksamheten och kontakta Inköp för att initiera upphandling eller inköp mot befintliga avtal. Medicinsk Teknik koordinerar eller projektleder vid behov fortsatt upphandling av medicinteknisk utrustning mot verksamhet, Inköp och övriga teknikorganisationer
• registrerar och koordinerar akuta investeringsansökningar

Se Medicinteknisk handbok - kapitel 2 Anskaffning

Upphandling

När det är dags att göra en upphandling kommer förvaltningen, genom Medicinsk Teknik, stötta vårdverksamheten med att bland annat:

• Koordinera eller, vid behov, projektleda upphandlingsarbetet mellan verksamhet, Inköp och berörda teknikorganisationer.

Se Medicinteknisk handbok - kapitel 2 Anskaffning

Inköp

När det finns behov att beställa medicinteknisk utrustning under ett prisbasbelopp kontaktas Medicinsk Teknik och ett inköpsunderlag fylls i. Medicinsk Teknik koordinerar med Inköp och verksamhet så att produkten köps in och levereras till verksamheten. Inköp över ett prisbasbelopp är en investering och hanteras enligt avsnittet Investeringar ovan.

Se Medicinteknisk handbok - kapitel 2 Anskaffning

Installation och driftsättning

Koordinera eller, vid behov, projektleda installation och driftsättning av nya system och utrustningsparker av medicinteknisk utrustning mellan verksamhet, Inköp och berörda teknikorganisationer.

Serviceavtal

Medicinsk Teknik säkerställer som tidigare att den medicinteknisk utrustningen får det underhåll som krävs och också om det behövs ett serviceavtal. På så sätt kan vi se till att vi har en god kombination av internt utförd service respektive köpt service och att vi får så fördelaktiga serviceavtal som möjligt. Från 2024 är det därför bara Medicinsk Teknik som tecknar serviceavtal.

Medicinsk Tekniks tidigare service och tjänste kvarstår även i fortsättningen. Det handlar som tidigare nämnts om att lägga till en del nya arbetssätt och principer men också till stor del förädla befintliga arbetssätt. Det nya är en betydligt högre grad av samordning kring den medicintekniska utrustningen inom HSF över hela regionen. Det sker genom att förvaltningen håller ihop de flesta aktiviteter som rör medicinteknisk utrustning från behov till avveckling. Ambitionen är också att förvaltningen ska kunna vara en bred teknikpartner för verksamheten där man kan få stöd kring medicinsk teknik och verksamhetsutvecklingsfrågor som rör teknik utöver att man får hjälp med att laga en trasig apparat.

Långsiktigt är syftet att minska variationen av medicintekniska utrustningar för likartade användningsområden, ha koll på att utrustning inte köps i onödan om det istället går att omplacera samt att köpa till så bra pris som möjligt genom samordning av behov i regionen och andra regioner. Det kommer också leda till så låga underhållskostnader som möjligt. Sist och viktigast av allt ska det bidra till att mindre tid läggs i vården på hantering av medicintekniskutrustning.

Det innebär att verksamheter kan behöva hitta gemensamma lösningar där vi tidigare kanske upphandlat till varje enskild verksamhet. Det kanske också i vissa fall kan innebära att det som helst önskades i en viss verksamhet får stå tillbaka till förmån för något som var den bästa lösningen för helheten.

Tanken är att verksamheten ska bli avlastad och få färre arbetsuppgifter och administration kring medicinteknisk utrustning. Det är viktigt att de roller som behövs i verksamheten fortsatt bemannas och att de personer som utses har möjlighet att utföra sina uppgifter samt skaffa sig de kunskaper som krävs för rollen. Exempel på roller är Medicinteknisk samordnare, medicintekniska produkter, doknr 21507, Apparatansvariga, medicintekniska produkter, doknr 21512 och Utbildningsansvarig, medicintekniska produkter, doknr 21509.

Investeringsbudget, förvaltning- och servicekostnader för medicinteknisk utrustning konsolideras och följs upp centralt.

Fasta kostnader för personal, lokaler, testutrustning etc. nycklas ut som tidigare med interndebitering. Nyckeln fastställs i budgetprocessen baserat på hur mycket man har använt förvaltningens resurser vilket mäts i inventariesystemet Medusa.

Nytt är att alla servicekostnader såsom reservdelar, servicekontrakt och reparation som utförs av leverantör betalas av Medicinsk Teknik och interndebiteras vidare mot respektive verksamhet. Alla underlag dokumenteras (bland annat) i inventariesystemet Medusa.

Även investeringskostnaden för viss medicinteknisk utrustning kommer läggas centralt på Medicinsk Teknik och avskrivning interndebiteras ut på berörd verksamhet. Endast ny utrustning berörs (inga retroaktivita ändringar görs) Det kommer att bli ett stegvis införande och under 2024 genomförs en pilot där följande utrustningstyper ingår:

• diskdesinfektorer
• spoldesinfektorer
• infusionspumpar
• hjärtstartare
• patientövervakningsutrustning

Nedan visas en övergripande bild på hur objektet för medicinsk teknik styrs.

Objektet bemannas med följande roller.