- Region Västmanlands intranät
- Stöd och service
- För dig som chef
- Anställa, introducera och avsluta
Anställa, introducera och avsluta
Medarbetarna i Region Västmanland är vår främsta resurs. Det är viktigt att nya medarbetare får en bra start med en strukturerad introduktionsprocess och att medarbetare som väljer att avsluta sin anställning får ett gott avslut där deras kompetens och erfarenhet tas tillvara.
Anställa
När du bestämt vem du ska anställa fyller du i ett anställningsbeslut och skickar till Lönestöd.
Digital underskrift
Lönestöd lägger upp anställningen i Heroma och du får tillbaka ett mejl med anställningsavtalet för digital underskrift. Du signerar med SITHS eID. Efter det skickas det automatiskt till medarbetaren som signerar, till exempel med BankID. Viktigt att du som anställande chef informerar din medarbetare om att hen får ett mail med länk för signering, avsändaren för mailet är noreply@inera.se.
I mejlet finns också regionens välkomstbrev för nyanställda medarbetare, som en bilaga. Medarbetaren behöver spara ner sin kopia av avtalet.
Efter underskrift skickar lönestöd dokumentet till personakten.
Omplacering eller företrädesrätt
Det kan bli aktuellt att tillsätta en tjänst genom omplacering, förflyttning, höjd sysselsättningsgrad eller företrädesrätt, i dessa fall får du stöd av din HR-konsult och Rekryteringsstöd.
Signera med Underskriftstjänsten
Signera med Underskriftstjänsten
- När anställningsbeviset ska skrivas under får du som chef och din nya medarbetare får ett mejl från noreply@inera.se, läs igenom och klicka på gå direkt till signering.
- Logga in med SITHS eID, antingen med ordinarie SITHS-kort eller mobilt SITHS. Det fungerar inte att logga in med reservkort.
Om du saknar koden till ditt SITHS-kort, kontakta din HSA-redaktör som beställer en PUK-kod till dig.
Här kan du läsa hur du går till väga för att skaffa mobilt SITHS eID SITHS - Region Västmanland (regionvastmanland.se - Läs igenom dokumentet genom att klicka på rubriken. Klicka sedan på skriv under.
- Skriv under med SITHS eID.
Nu är dokumentet signerat! Tänk på att hämta dokumentet om du vill spara en egen kopia.
Yrkeslegitimation
Yrkeslegitimation
För att kvalitetssäkra anställningsprocessen kommer Lönestöd att från och med 1 juni 2023 endast acceptera anställningsbeslut där intyg ifrån HOSP är bifogad. Saknas intyg skickas anställningsbeslutet tillbaka till berörd chef utan att anställningen registreras i Heroma.
Som chef ska man markera på varje anställningsbeslut enligt nedan att kontrollerna är gjorda. Det finns färdiga rutor att kryssa i. Detta gäller vid nyanställningar, men även när vi återanställer medarbetare som varit borta från regionen.
- Yrkesleg kontrollerad
Kontroll av yrkeslegitimation mot Socialstyrelsen register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal (HOSP). Intyget skickas tillsammans med anställningsbeslutet. - IVO-kontroll utförd
Kontroll mot inspektion för vård och omsorg, IVO, är utförd.
Therese Deutsch
HR-Direktör Centrum för HR
Anneli Madaj
Enhetschef Lönestöd
Introducera
För att nya medarbetare ska få en bra start hos oss i Region Västmanland ansvarar chef för att genomföra en strukturerad introduktionsprocess. Du som chef har ett övergripande ansvar för introduktionen men kan utse en medarbetare eller arbetsledare som medverkar till att nyanställda känner sig välkomna.
Som stöd för att säkerställa en god introduktion finns en checklista framtagen. För att underlätta har listan utformats så heltäckande som möjligt men med möjlighet att komplettera med egna aktiviteter så att varje introduktion blir individuell.
Avslut
Anställningar kan avslutas av flera olika anledningar. Oavsett orsak är det viktigt att avslutet sker på ett korrekt sätt och att alla parter bidrar till ett gott avslut. Medarbetares kompetenser och erfarenheter behöver tas tillvara vid avslut av anställning, det gör vi genom avgångssamtal och avgångsenkät samt i särskilda fall med avgångsintervju.
Avgångssamtal
Avgångssamtal
När en medarbetare som arbetat mer än sex månader vid arbetsplatsen slutar ska chef och medarbetare träffas för ett avgångssamtal. Att systematiskt genomföra avgångssamtal är ett sätt att utveckla verksamheten och samtalet ska bidra till ett gott avslut på anställningstiden.
Det är därför viktigt att chef förklarar motivet till samtalet, tackar för den tid som varit, önskar lycka till i framtiden och i normalfallet önskar medarbetaren välkommen tillbaka.
Använd gärna den regiongemensamma mall som finns för avgångssamtal.
Avgångsenkät
Avgångsenkät
Alla medarbetare som lämnar regionen får en enkät med frågor om anställningstiden och anledning till avslut skickad innan anställningen avslutas. Resultaten sammanställs på region och förvaltningsnivå.
Avgångsintervju
Avgångsintervju
Vid särskilda behov av analys om personalomsättning och avgångar i en verksamhet kan avgångsintervjuer hållas av HR-service. Intervjuerna blir ett komplement till avgångssamtalen och resultaten redovisas avpersonifierat vid minst åtta respondenter för exempelvis ledningsgrupp och samverkansgrupp. För mer information kontakta din HR-konsult.
Bisyssla
Med bisyssla menas varje syssla, tillfällig eller stadigvarande, som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. Bisysslor är per definition varken negativt eller positivt. Bisyssla gäller alla medarbetare och alla olika typer av uppdrag. Som medarbetare måste man anmäla till arbetsgivaren om man har en bisyssla.
Exempel på bisyssla kan vara:
- att jobba hos en annan arbetsgivare
- att utföra uppdrag för en annan uppdragsgivare, exempelvis föreläsa
- att sitta i en styrelse
- att äga andelar eller aktier i bolag
Arbetsgivaren kan förbjuda bisyssla om arbetsgivaren finner att den är:
- Förtroendeskadlig (lag om offentlig anställning § 7)
- Arbetshindrande (Allmänna bestämmelser § 8)
- Konkurrerande (Allmänna bestämmelser § 8)
Medarbetare är skyldig (enligt kollektivavtal) att anmäla bisyssla till arbetsgivaren och lämna de uppgifter som arbetsgivaren behöver för att bedöma bisysslan. Arbetsgivaren är skyldig att informera medarbetaren om detta och ska efterfråga om bisyssla finns vid nyanställning och i det årliga medarbetarsamtalet
Introduktionsträffar
Regiongemensamma introduktionsträffar hålls årligen. Målet är att nyanställda ska få kunskap om regionens uppdrag i stort, om pågående regionövergripande arbeten och processer samt att få möjlighet att träffa nya kollegor från andra delar av regionen. Datum för introduktionsträff annonseras på Arbetsplatsen och anmälan görs i Kompetensplatsen.
Introduktion ny chef
Det är viktigt att det känns välkomnande och professionellt att börja som ny chef hos oss i Region Västmanland. För att uppnå det är introduktionen av yttersta vikt.
Introduktion av ny chef beräknas pågå under drygt ett års tid och introduktionen syftar till;
- att introducera och ge chefen viktiga kunskaper i det nya arbetet
- att förmedla regionens syn på strategiska frågor
- att ge en inblick i regionens organisation
- att skapa förståelse för vilka förväntningar och krav som finns på chefskapet
Checklista och e-utbildning
Checklista och e-utbildning
I Ledningssystemet finns en checklista för introduktion av ny chef som syftar till att introduktionen ska bli så väl genomförd som möjligt. Närmaste chef är ansvarig för att checklistan följs. En viktig aktivitet på checklistan är att nya chefer anmäler sig på lämpliga chefsutbildningar. I Kompetensplatsen finns också en e-utbildningen Introduktion - Ny chef, som är ett komplement till checklistan och innehåller de delar av introduktionen som kan göras på egen hand.
Chefsprogram 1,2,3
Chefsprogram 1,2,3
Chefsprogram 1 är ett drygt ettårigt, skräddarsytt introprogram för ny chef i regionen. Det innehåller bl.a. chefsutbildningar i olika IT-system, arbetsmiljö, arbetsrätt, kommunikation, ekonomi och din roll som arbetsgivarföreträdare.
Det erbjuds även Chefsprogram 2 och 3 till mer erfarna chefer som innehåller fördjupande utbildningar och utbildningar med fokus på det personliga ledarskapet. Läs mer om programmen här. Det kan vara aktuellt att anmäla sig till utbildningar mellan programmen beroende på chefens individuella kompetensutvecklingsbehov. Läs mer och anmäl via Kompetensplatsen.
Medarbetarskap
Medarbetarpolicyn är vår kompass i vardagen. Den tydliggör hur vi ska förhålla oss till varandra, de invånare vi finns till för samt våra samarbetspartners och uppdragstagare. Policyn tydliggör även hur vi ska uppnå vårt verksamhetsmål genom att vara en värdeskapande och framtidsorienterad arbetsplats. Frågor om medarbetarskap besvaras av närmasta chef.
Syfte
Syfte
Medarbetarpolicyn är till för att vi ska förstå vår roll i organisationen som helhet och kunna känna oss trygga i att agera därefter. Vi talar om "Livskraft för framtiden" och arbetet med medarbetarpolicyn är ett sätt att tydliggöra för alla vad det handlar om.
Det är cheferna inom regionen som är ansvariga för att förankra medarbetarpolicyn på sin respektive enhet och det är varje medarbetares ansvar att följa policyn. För det mesta handlar det om vad som brukar kallas sunt förnuft. Meningen är att alla tillsammans på arbetsplatsen ska jobba med detta för att skapa en ännu bättre arbetsplats.
- Skriv ut
- Dela texten
- Ändrad den: 3 april 2025