Så granskas regionen

Yttrande över uppföljande och fortsatt granskning av informationssäkerhet och GDPR

Regionens revisorer har överlämnat sin granskningsrapport ”uppföljande och fortsatt granskning av informationssäkerhet och GDPR” till regionstyrelsen för yttrande.

Granskningen syftar till att bedöma om regionstyrelsen har säkerställt att tidigare (2019) identifierade brister kopplat till informationssäkerhetsarbetet har åtgärdats samt säkerställt en ändamålsenlig personuppgiftshantering.

Revisorernas sammanfattande bedömning är att regionstyrelsen inte helt har säkerställt att tidigare identifierade brister kopplat till informations-säkerhetsarbetet har åtgärdats. Vidare bedömer revisionen att regionstyrelsen ej har säkerställt en ändamålsenlig personuppgiftshantering.

Nedan följer beskrivning av planerade åtgärder och kommentarer till de rekommendationer och synpunkter som lyfts fram i rapporten.

Som ett led i att lyfta regionens informationssäkerhets- och dataskyddsarbetet har, efter framtagandet av revisionsrapporten, informationssäkerhetsorganisationen förstärkts med en samordnare. Resursförstärkningen gör att både det operativa verksamhetsstödet i form av t ex utbildning, rådgivning och uppföljning och det strategiska arbetet inom informationssäkerhet och dataskydd kan intensifieras. Ett område som kommer att prioriteras är en översyn och uppdatering av befintliga styrdokument och framtagande av nya dokument inom GDPR-området för att därigenom öka effekten i arbetet med dataskydd med syfte att säkerställa en ändamålsenlig personuppgiftshantering. Ett exempel på nytt styrdokument är den mall för registerförteckning som publicerades i november. Ledningssystem för informationssäkerhet och GDPR kommer att tillgängliggöras bl.a. genom intranätet och inom områdets utbildningspaket.

Revisorerna rekommenderar att regionens organisation för systematiskt säkerhetsarbete 29043-2, SSO:n, uppdateras och att informationssäkerhetsrådets syfte och ansvar då förtydligas. Därutöver framhålls att verksamhetsplan 2022 blir en formellt beslutad verksamhetsplan och att planerade aktiviteter är budgeterade. Styrdokument för den systematiska säkerhetsorganisationen (SSO) och informationssäkerhetsrådet kommer att uppdateras. Övergripande verksamhetsplan för områdena inom SSO:n (bl. a. informationssäkerhetsrådet) fastställdes av riskkommittén 2022-09-19. Vad gäller budgetering av aktiviteter för SSO:ns verksamhetsområden (informationssäkerhet, katastrofmedicinsk beredskap och allmän säkerhet) så sker finansiering inom ramen för verksamheternas ordinarie budget.

Inom informationssäkerhetsområdet finns en obligatorisk e-utbildning (beslutad av regiondirektören 2019-11-13. En uppdatering av innehållet med bl.a. material om dataskydd och verksamhetschefernas ansvar för dataskyddsfrågor planeras publicera till första halvåret 2023. Uppföljning av utbildningens genomförande görs i samband med framtagande av årsrapport för informationssäkerhet (Q1). Som komplement till e-utbildningen kommer det fr.o.m. 2023, införas två utbildningstillfällen per år inom informationssäkerhet och dataskydd i utbildningsenheten ordinarie utbud.

Revisionen rekommenderar även att metoder och riktlinjer för upphandlingsprocessen tas fram. 2019 togs ett stödmaterial fram för upphandling av IT-relaterade tjänster, kallat ”Analyshäftet”. Under 2022 har ett gemensamt arbete mellan informationssäkerhetsfunktionerna i Västmanland och Sörmland samt den gemensamma inköpsorganisationen Sörmland/Västmanland resulterat i nya rutiner och instruktioner som stöd för informationssäkerhetskrav i upphandling.

En förstudie som syftar till att förbättra behörighetsantering i vårdsystem har pågått sedan 2021. En projektgrupp är tillsatt av Hälso- och sjukvårdsförvaltning för att under 2023 genomföra en behovs- och riskanalys gällande behörighetshantering.

Ytterligare en rekommendation är att, så snart som möjligt, återstarta en systematisk internkontroll av verksamheternas dataskyddsarbete. Informationssäkerhet och dataskydd kommer, inom ramen för regionens nya modell, att lyftas upp som ett prioriterat område för intern kontroll 2023.

Revisionen föreslår att det antingen utses lokalt ansvariga inom förvaltningarna för dataskyddsfrågor, t.ex. i form av en roll som dataskyddssamordnare, eller att verksamhetschefernas ansvar tydliggörs. Att avsätta administrativa resurser i verksamheterna för dataskydd bedöms inte som ett förstahandsalternativ. En första åtgärd blir att ta fram ett informationsmaterial om dataskyddsfrågor som är riktat till regionens verksamhetschefer.

Vad gäller förtydligandet av ansvar och roller i PM:3-modellen kopplat till säkerhetsåtgärder ligger ansvaret ytterst hos respektive objektägare verksamhet/IT.

De synpunkter som i övrigt framkommit i rapporten kommer att vara vägledande i det fortsatta utvecklingsarbetet inom området.

Regionstyrelsen avser att särskilt följa det fortsatta arbetet med att säkerställa en ändamålsenlig personuppgiftshantering.

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeGranskninginformationssäkerhetochGDPR.230109

Yttrande över förlossningsvården

Revisorerna har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Västmanland genomfört en granskning av förlossningsvården. Granskningens syfte är att bedöma om regionstyrelsen utövar en ändamålsenlig styrning och ledning samt intern kontroll över förlossningsvården så att en tillgänglig och patientsäker vård kan erbjudas invånarna.
I den överlämnade granskningen finns det fyra punkter som fått delvis nedslag,
dessa besvaras nedan.

Ger planeringen inom förlossningsvården förutsättningar för en patientsäker vård?
Revisionen lyfter fram att kvinnokliniken i uppdrag från styrelsen saknar mål. Det är inte, och ska inte vara så att alla enskilda verksamheter har specifika mål i en förvaltningsplan. I förvaltningsplanen lyfts åtgärder för att säkerställa en god utveckling inom samtliga enheter inom hälso‐ och sjukvården. Åtgärderna bygger på en effektiv patientsäker vård av god kvalitet med medarbetare som känner stolthet och engagemang.
Revisorerna pekar i sin granskning på att Region Västmanlands organisation kring barnmorskor på olika enheter inom mödrahälsovårdskedjan är det som gör bemanningen osäker och därmed vården osäker. Denna organisationsform finns i flertalet regioner i Sverige. Även om hela vårdkedjan var under en och samma enhet skulle bemanningsutmaningar uppstå, barnmorskor är en bristkompetens idag och förlossningar som kräver mer blir fler. Barnmorskor med lång erfarenhet av förlossningsvård ökar inte för att organisationen görs om, de kommer fortsatt att vara en bristkompetens.

Finns en erforderlig styrning av vårdkedjan mellan olika vårdenheter?
Barnmorskemottagningarna styrs via Vårdval primärvård och förlossningen via område akutsjukvård. I nuläget sker ingen samplanering av bemanning av barnmorskorna på kvinnokliniken och barnmorskorna i primärvården då de har olika uppdrag och arbetsgivare.
För samordning inom vårdkedjan finns flera forum bland annat på chefsnivå mellan mödrahälsovårdsenheten (MHV‐enheten) på Vårdval primärvård och Kvinnokliniken som syftar till gemensam planering och utveckling. Gemensamma vårdkedjemöten där även barnkliniken medverkar hålls regelbundet. För en mer patientsäker vård på barnmorskemottagningarna har regionen med stöd av SKR‐medel infört en riktlinje för minskat antal inskrivna per barnmorska. För att följa upp och utveckla patientsäkerheten använder MHV‐enheten och barnmorskorna på barnmorskemottagningarna instrumentet Rutinkollen, framtaget via LÖF (regionernas ömsesidiga försäkringsbolag). För att upprätthålla en hög kompetens hos medarbetarna anordnas löpande föreläsningar inom alla delar i barnmorskemottagningarnas uppdrag, mödrahälsovård, sexuell‐ och
reproduktiv hälsa.
För att säkerställa en god tillgänglighet till barnmorskemottagningarna även på små orter där underlaget inte medger mer än en deltids‐ eller heltidsanställd barnmorska finns krav på samverkan mellan olika barnmorskemottagningar.

Vidtas erforderliga åtgärder för att säkra kompetensförsörjning och arbetsmiljö inom förlossningsvården på kort och lång sikt?
Det finns ingen sjukvårdsverksamhet, inte heller förlossningsvård, vare sig i Västmanland eller någon annanstans, som inte möter utmaningar när det gäller rekrytering av personal och hög belastning i en värld där vårdresurserna hela tiden ska hålla jämna steg med nya behandlingsmetoder, höga
patientförväntningar och demografiska förändringar.
Antalet förlossningar i Västmanland ökade med en procent under den senaste tioårsperioden. Under samma tid ökade antalet barnmorskor inom förlossningsverksamheten med 18 procent.

Sker en tillräcklig uppföljning och analys av förlossningsvården?
Kvinnokliniken följs upp och återrapporteras precis som alla andra kliniker. Det sker ingen detaljrapportering till styrelsen på kliniknivå. Om styrelsen har behov av att ta del av uppföljning på kliniknivå finns dessa i ledningssystemet. Sedan hösten 2022 finns i regionen en Hälso‐ och sjukvårdsnämnd som har ett tydligare uppdraga att bevaka den västmanländska vården än vad styrelsen tidigare haft utrymme för.
Regionen deltar sedan december 2020 i den nationella gravidenkäten som genomförs av graviditetsregistret. Genom enkäten följs upplevelsen av vården upp genom sammanlagt tre enkäter om graviditet, förlossning och eftervård. Resultatet i enkäten gällande västmanländska förlossningar under 2022 visar på att 90 procent av de svarande skulle rekommendera någon annan att föda på samma förlossningsavdelning. På frågan om man kände sig trygg under förlossningen svarade 88 procent ja och 92 procent uppger att de blivit bemötta med respekt av personalen på förlossningen. Resultaten för Västmanland är i nivå med resultaten för riket i övrigt.

Sammanfattande kommentar över revisionen
Förlossningsvården är en verksamhet med högt förtroende, som erbjuder god vård i en omtumlande men också fantastisk del av livet. Likt all annan sjukvård måste förlossningsvården anstränga sig till det yttersta för att vidareutveckla sin verksamhet och att vara en så attraktiv arbetsgivare som möjligt, med bra arbetsmiljö och möjligheter att utvecklas.

Det finns utmaningar med ojämlik vård inom mödrahälsovården över länet och behov av att stärka vårdkedjan som helhet. Det finns särskilda uppdrag i regionplan och kommande förvaltningsplan för att åstadkomma förbättringar inom dessa områden.

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeGranskningförlossningsvården.230118

Att
----------------------------------------------------------------

Organ Hälso- och sjukvårdsnämnd

Plats Sammanträdesrum Mälaren, Regionhuset, Västerås

Tidpunkt Onsdagen den 18 januari 2023
----------------------------------------------------------------

§ 11 Yttrande över revisionsrapport: Granskning av förlossningsvården
RV220709

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapporten Granskning av förlossningsvården till regionstyrelsen för yttrande. Vid granskningens genomförande tillhörde Hälso- och sjukvårdsförvaltningen regionstyrelsen. Efter samråd med revisorerna bereder hälso- och sjukvårdsnämnden svaret som därefter fastställs av regionstyrelsen.

Ett förslag till yttrande redovisas.

Beslut
1. Yttrandet godkänns och översänds till regionstyrelsen för svar till revisorerna.

Paragrafens slut ----------------------------------------------------

Vid protokollet

Christina Ersson, mötessekreterare

§8 justerad 2023-01-18
Övriga §§ justerade 2023-01-23

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: Protokollsutdrag granskning förlossningsvården 230118

Yttrande över granskning av arbetet med psykisk ohälsa hos äldre

PwC har på uppdrag av Region Västmanlands förtroendevalda revisorer granskat psykisk ohälsa hos äldre. Syftet är att bedöma om regionstyrelsen säkerställer en ändamålsenlig verksamhet avseende äldre som lider av psykisk ohälsa samt om den interna kontrollen i sammanhanget är tillräcklig.

Utifrån granskningen görs bedömningen att regionstyrelsen inte helt säkerställer en ändamålsenlig verksamhet avseende äldre som lider av psykisk ohälsa, samt att regionstyrelsens interna kontroll för området inte är helt tillräckligt.

Åtta revisionsfrågor har ställts där en bedöms som helt uppfylld (grönmarkerad), en som inte uppfylld (rödmarkerad) och sex som delvis uppfyllda (gulmarkerade). Revisionsfrågan ”Har regionstyrelsen säkerställt att det finns mål och planer för området” bedöms helt uppfylld och behandlas därför inte vidare i detta yttrande. Revisionen ger fyra rekommendationer som behandlas sist i detta yttrande. Nedan följer svar på de revisionsfrågor som bedömt som delvis eller inte
uppfyllda.

Är roller och ansvar i region tydliggjorda inom området?

Det finns oklarheter avseende hanteringen av enskilda patienter där exempelvis remisser skickas mellan verksamheterna. Detta då det trots samverkansdokument uppkommer gränsdragningsfrågor. Systematisk samverkan mellan bland annat psykiatrin och vårdcentralerna anses vara ett sätt att bidra till en ökad tydlighet. Med stöd av statsbidrag för Nära Vård har två samverkansprojekt (riktat dels mot barn och föräldrar dels mot vuxna) inletts under 2022 som kommer att fortlöpa
under 2023. Detta arbete har påbörjats genom att Chefsforum bland annat beslutat att se över eventuella otydligheter i Hemsjukvårdsavtalet från 2012.

Roller och ansvar anses tydliggjort vad gäller psykiatrisk vård på specialistnivå. I relation till kommunerna upplevs det i nuläget finnas vissa oklarheter mellan vårdcentral och kommunal vård‐ och omsorg i vem som ansvarar för att erbjuda stöd. En ny länsöverenskommelse utifrån lagstiftningen i HSL och SoL gällande samordning och samverkan på organisatorisk‐ och individnivå gällande vuxna, inklusive äldre, med psykisk ohälsa håller på att utarbetas mellan länets kommuner och Region Västmanland. Inför att Äldrepsykiatriska mottagningen har öppnat så har ett strukturerat samarbete inletts med samtliga kommuner. Kommunrepresentanter har varit involverade i uppbyggnaden av mottagningen. Samverkansstrukturer finns. Äldrepsykiatriska mottagningen jobbar även tillsammans med primärvård och geriatrik för att få en sömlös patientcentrerad vård.

Säkerställer regionstyrelsen en systematisk verksamhetsutveckling inom
området?

Verksamhetsutveckling inom primärvården sker dels genom respektive vårdgivare, dels regiongemensamt eller genom enheten Vårdval primärvårds satsningar. Vuxenpsykiatrin arbetar med systematisk verksamhetsutveckling genom att arbeta evidensbaserat, samverka med externa aktörer och interna vårdgrannar med patientens behov i centrum. Ett visst minskat fokus på en
samlad styrning och uppföljning av äldrefrågor på primärvårdsnivå kan ses efter att Äldrevårdsteamet lades ner i samband med omorganisation 2020. Särskilda statsbidrag används dock under 2022‐2024 för att vårdcentralerna ska utöka och förbättra läkarstödet till de kommunala verksamheterna.

Det sker en årlig, gemensam uppföljning av avtalet om läkarmedverkan mellan respektive boende/hemsjukvård och vårdcentral. Ett naturligt underlag till verksamhetsutveckling är den löpande hanteringen av otydligheter och brister på individnivå genom direktkontakter mellan berörda och vid behov genom avvikelsesystemet. Ett riktat arbete med geriatrisk riskprofil och hälsokontroller för 75åringar och äldre har också gjorts brett men avstannade i samband med pandemin och Äldreteamets nedläggning. Planer finns på Vårdval att återstarta detta systematiska arbete på samtliga vårdcentraler.

Upprättas individuell samordnad plan (SIP) och patientkontrakt i enlighet med lagens krav och lokala riktlinjer?

De beslutade rutiner och riktlinjer som finns avseende samordnad planering och att all personal ska känna till dessa följs. De patienter som blivit erbjudna SIP men som avböjt följs inte upp. Det finns möjlighet att följa upp dessa men det skulle med nuvarande system kräva en relativt stor arbetsinsats. Uppföljningen av antalet SIP följs dock upp löpande, även i Chefsforum gemensamt av kommuner och regionen. Volymerna upplevs dock som relativt låga och orsaker kan vara krångligt regelverk, tidskrävande och att läkarnas medverkan blir överflödig.

Säkerställs den enskilde äldres tillgång till förebyggande insatser vid psykisk ohälsa?

Region Västmanlands hälsocenter arbetar med hälsofrämjande och förebyggande hälsa avseende psykisk ohälsa och levnadsvanor. Vårdcentralen har ett förebyggande uppdrag och särskilt fokus på insatser vid psykisk ohälsa pågår sedan 2021 med stöd av statsbidrag Nära vård. Det som gjorts hittills är olika insatser för att kunna erbjuda en stegvis vård vid psykisk ohälsa bland annat rådgivning redan vid första kontakt, internetbaserade behandlingsprogram, gruppbehandlingar och stärkt samverkan mellan primärvård och psykiatri. Under 2023 kommer man att se hur riktade stödinsatser kan ges till äldre, både individuellt och i grupp. Bland annat i samverkan med den Äldrepsykiatriska mottagningen. Även satsningen på ett seniorhälsovårdsprogram kan bidra till att identifiera individer med behov av förebyggande insatser. I samarbete med kommunerna pågår insatser för suicidprevention.

Säkerställs den enskilde äldres tillgång till behandlande insatser vid psykisk ohälsa?

Vuxenpsykiatrin har 2022 startat en Äldrepsykiatrisk mottagningsverksamhet där syftet är att öka tillgången till medicinsk bedömning, utredning och behandling för äldre via besök på mottagningen eller hembesök. Verksamheten kan även bistå med samordning av insatser med kommunerna och andra vårdgivare. På mottagningen arbetar läkare, psykolog, kurator, sjuksköterskor, fysioterapeut, arbetsterapeut, undersköterska, apotekare och medicinsk sekreterare. Äldrepsykiatriska mottagningen jobbar mobilt mot Säbo (särskilt boende för äldre) och egna boenden i hela länet. Det gäller både BPSD (beteendemässiga och psykiska sjukdom vid demenssjukdom) patienter och andra som har behov av specialiserad äldrepsykiatri i hemmet. Äldrepsykiatriska mottagningen drivs som projekt under 2023 och kommer löpande utvärderas utifrån sitt uppdrag. Vuxenpsykiatrin genomför Hälsosamtal på individnivå för målgrupper inom psykiatrin. Framförallt personer med schizofreni och psykossjukdomar. På individnivå skulle liknande arbetssätt kunna ske även för äldre patienter med psykisk sjukdom. En generell satsning på stegvis vård vid psykisk ohälsa genomförs på vårdcentralerna vilket också kommer äldre patienter till del.

Följs regionstyrelsens arbete upp i tillräcklig grad?

Generell uppföljning av primärvårdsprogrammet sker genom de indikatorer som finns kopplade till programmet. Det följs även upp med data från exempelvis Primärvårdskvalitet och Vården i siffror som sker löpande i anslutning till delårs och årsrapporter. Det finns dock inte särskilt fokus riktat mot äldres psykiska ohälsa i den uppföljningen. Behov finns, som lyfts i översyn av programmet, av att utöka indikatorer och mått inom bland annat området psykisk ohälsa. Gällande vuxenpsykiatrin så finns kopplad följeforskning till Äldrepsykiatriska verksamheten och möjlighet finns att ta ut data ur Cosmic för äldre. Region Västmanlands nya hälso‐ och sjukvårdsnämnd innebär en nämnd med fullt fokus på hälso‐ och sjukvårdsområdet. Detta möjliggör närmare uppföljning och möjligheten att tidigt identifiera och agera på utvecklingsområden och brister.

Säkerställer regionstyrelsen att åtgärder vidtas vid eventuella brister?

Arbetssättet är att skriva avvikelser gällande brister och händelser som avviker mot rutiner. Dessa kan leda till fördjupade utredning och analys som i sin tur kan leda till uppdatering av rutinerna. Det är möjligt att ta data ur synergi (avvikelshanteringssystem) avseende vilka typer av händelser som inträffat och allvarlighetsgraden av dessa samt hur de följts upp och vad som gjorts i varje
enskilt ärende.

Rekommendationer
Att regionstyrelsen säkerställer att dokumenterad roll‐ och ansvarsfördelning vad gäller vård av psykisk ohälsa för vuxna/äldre är förankrad i organisationen och i samverkan med kommunerna.
Hälso‐ och sjukvårdsnämnden ställer sig positiv till att vidareutveckla och förbättra befintlig struktur. Det behöver även säkerställas att detta område särskilt belyses i den påbörjade översynen av Hemsjukvårdsavtalet. En ny länsöverenskommelse utifrån lagstiftningen i HSL och SoL gällande samordning och samverkan på organisatorisk‐ och individnivå gällande vuxna, inklusive äldre, med psykisk ohälsa håller på att utarbetas mellan länets kommuner och Region Västmanland.

Att regionstyrelsen säkerställer att systematisk verksamhetsutveckling för området sker, exempelvis genom att se till att samtliga verksamheters processer omfattas i ledningssystemet.
Hälso‐ och sjukvårdsnämnden ställer sig positiv till att vidareutveckla och förbättra befintlig struktur.

Att regionstyrelsen skapar strukturer som möjliggör uppföljning/analys för att säkerställa att det upprättas samordnad individuell plan för de individer som har ett behov av, och själva godkänner, upprättandet av en plan.
Det finns strukturer och hälso‐ och sjukvårdsnämnden är positiva till att vidareutveckla och förbättra dessa.

Att regionstyrelsen säkerställer uppföljning av primärvårdsprogrammet samt har en systematik för att följa upp att förebyggande och behandlande insatser avseende psykisk ohälsa genomförs i regionen. Exempelvis finns en struktur för att kartlägga äldres hälsotillstånd men vår granskning uppmärksammar att detta inte genomförts i regionen såsom det är tänkt.
Hälso‐ och sjukvårdsnämnden ställer sig delvis positiva till detta men vill betona det som görs i nuläget. Det sker en systematisk uppföljning av primärvårdsprogrammet, dels genom tertialvis rapportering, dels genom årliga verksamhetsdialoger med samtliga vårdcentraler. Pandemin innebar att vissa delar i det systematiska arbetet fick stå tillbaka men nu har detta arbete återupptagits.

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeArbeteMedPsykiskOhälsaHosÄldre.230118

Att
--------------------------------------------------------------

Organ Hälso- och sjukvårdsnämnd

Plats Sammanträdesrum Mälaren, Regionhuset, Västerås

Tidpunkt Onsdagen den 18 januari 2023

---------------------------------------------------------------

§ 10 Yttrande över revisionsrapport: Granskning av arbete med psykisk ohälsa hos äldre
RV220710

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapporten Granskning av arbete med psykisk ohälsa hos äldre till regionstyrelsen för yttrande. Vid granskningens genomförande tillhörde Hälso- och sjukvårdsförvaltningen regionstyrelsen. Efter samråd med revisorerna bereder hälso- och sjukvårdsnämnden svaret som därefter fastställs av regionstyrelsen.

Ett förslag till yttrande redovisas.

Beslut
1. Yttrandet godkänns och översänds till regionstyrelsen för svar till revisorerna.

Paragrafens slut -------------------------------------------------------

Vid protokollet

Christina Ersson, mötessekreterare

§8 justerad 2023-01-18

Övriga §§ justerade 2023-01-23

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: Protokollsutdrag granskning psykisk ohälsa hos äldre 230118

Yttrande över uppföljande granskning av arbetet med tillgänglighet till Barn- och ungdomspsykiatrin

Revisorerna i Region Västmanland har genomför en uppföljande granskning av arbetet med tillgänglighet till Barn- och ungdomspsykiatrin. Granskningen ska säkerställa att ändamålsenliga åtgärder vidtagits utifrån brister i tidigare granskning. 

Yttrandet berör de rekommendationer där revisionen funnit att Region Västmanland inte vidtagit fullt ut ändamålsenliga åtgärder utifrån att tillgängligheten inom BUP fortfarande är långt ifrån den nationella vårdgarantin samt regionens egna målsättningar. 

1. Åtgärder för en utvecklad samverkan och förtydligat ansvarsförhållande mellan BUP, primärvården och landets kommuner

Revisionens bedömning är att det fortfarande finns en otydlighet i ansvarsfördelningen mellan verksamheter och att samsynen kring ansvarsgränser inte är klarlagd. 

Svar:

Ett nytt samverkansdokument mellan primärvård och BUP har processats för att omfördela ansvar för viss medicinering detta är inte ännu klart därför gäller fortfarande tidigare ansvarsfördelning. Av uppgifter från ansvariga för BUP framkommer att det finns patientgrupper som tillhör målgruppen enligt gällande samverkansavtal som bör flyttas till primärvården. Dock är inga förändringar genomförda, något som bör ses över i samband med Nära Vård projektet för att flytta vården närmre patienterna. I övrigt pågår inom Regionen ett stort projekt för att förbättra rutiner kring SIP, och samverkan mellan regionen och kommuner samt skolor gällande enskilda patientärenden. 

Lokalt inom regionen har utvecklingstjänster inom psykiatri och nära vård tillsats under våren 2021, dessa ska bland annat se över flöden och förbättra psykiatrin från primärvård till specialistvård. Detta förväntas påverka tydligheten i ansvarsfördelning positivt, några resultat av de nytillsatta tjänsterna kan inte förväntas ses än. Utvecklingsarbetet sker inom flera olika projekt för att förbättra och utveckla Nära Vård och patientcentrerade arbetssätt, men också för att förbättra den psykiska hälsan inom ramen för nationell kunskapsstyrning. 

2. Uppföljning av att åtgärder som vidtas ger effekt på tillgängligheten på kort och lång sikt

Revisionens bedömning är att vidtagna åtgärder inte har gett önskad effekt då trenden för tillgängligheten är att det skett en försämring mellan 2018-2020, och att det inte heller initialt av 2021 förefaller visa på någon förbättring. 

Svar:

De tillgänglighetsmätningar som genomförs visar inga tydliga förbättringar efter omorganisationen där en enhetlig och systematik triagering av patienter sker sedan februari 2020 (BUP start). Professionen menar dock att den kvalitet som erbjuds i dag är betydligt högre än tidigare vilket på lång sikt bör ge en förbättrad tillgänglighet. ADHD-utredningar utan samsjuklighet genomförs direkt i BUP-start vilket frigör resurser och ökar tillgängligheten för andra patienter. Det som beskrivs som den stora svårigheten för att på kort sikt vända problemen med tillgänglighetsstatistiken är den förstärkta vårdgaranti på 30+30 dagar (inte 90 dagar som i övrig specialistvård). Dessutom görs, av etiska skäl, medicinska bedömningar där patienter med större vårdtyngd erbjuds tider inom ett kortare tidsintervall än 30 dagar medan patienter med lägre vårdtyngd får vänta mer än 30 dagar. Verksamheten understryker att denna medicinska prioritering är viktig. BUP kommer till delårsrapport 2 att undersöka möjligheten för uppföljning utifrån prioritetsordning/allvarlighetsgrad för att säkerställa att allvarligt sjuka patienter får kortare väntetider än de tillgänglighetsmått som är satta samtidigt som andra patienter med lägre medicinsk prioritet får vänta längre. 

Produktion följs upp kontinuerligt, på enhetsnivå såväl som på medarbetarnivå. 

Att fler patienter söker psykiatrisk vård inom Västmanland än i andra regioner ger en högre kostnad per invånare och är ett problem som behöver lösas på samhällsnivå, BUP:s samverkan med andra aktörer utgör en viktig del i detta arbete. Grunden till att BUP Västmanland har en lägre tillgänglighet än snittet i riket hänvisar verksamhetsföreträdare dels till fler patienter, dels till att den högre kvalitet som blivit resultatet av de systematiska bedömningarna i BUP-start varit resurskrävande och att de vinster som kommer av detta inte går att mäta effekten av förrän om några år. 

Övriga förtydliganden

De som blivit intervjuade i samband med revisionen är biträdande hälso-/sjukvårdsdirektör, biträdande områdeschef Nära Vård, två företrädare för barn- och ungdomspsykiatriska mottagningar samt specialistläkare vid BUP. 

Region Västmanland har inte någon hälso- och sjukvårdsnämnd till vilken hänvisning görs på sid 11. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeUngdomspsykiatri.20220120

Yttrande över revisionsrapport: Granskning av momshantering 

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapport "Granskning av momshantering" till regionstyrelsen för yttrande. Granskningen syftar till att bedöma om regionstyrelsen och aktuella nämnder har ändamålsenliga och tillförlitliga rutiner för momshanteringen som säkerställer en tillräcklig intern kontroll.

Revisorernas bedömning
Revisorerna konstaterar att regionstyrelsen och aktuella nämnder inte helt har säkerställt att den interna kontrollen är tillräcklig. Revisionen gör följande bedömning: 

-Återsökningen av momskompensationen sker korrekt.

-Rutiner för löpande avstämning och redovisning av moms är tillräckliga.

-Det saknas stödjande dokument för den löpande hanteringen och redovisningen av ingående och utgående moms. Det saknas även systematisk efterkontroll av ingående och utgående moms i syfte att säkerställa att moms hanterats och redovisats rätt. 

-Den interna kontrollen avseende momshanteringen i de fall avdragsbegränsning föreligger inte är tillräcklig. Brister har noterats vad gäller leasing av fordon och bostäder. Brister föreligger även vad gäller dokumentation vid representation. 

Revisionen rekommenderar även Regionstyrelsen att se över tidpunkten för inlämnande av skattedeklaration. 

Regionstyrelsens yttrande
Revisionens granskningsrapporter är viktiga för att förbättra arbetet med intern kontroll. De rekommendationer som föreslås i rapporten avser regionen att beakta i det fortsatta arbetet med att utveckla momshanteringen. Regionen delar revisionens syn kring representationskostnader, att det är en förtroendekänslig post och att det därför är av stor vikt att dessa hanteras korrekt. Särskilda insatser kommer att göras inom detta område. 

Vid kontroll hos Skatteverket av tidpunkten för inlämnande av skattedeklaration kan regionen konstatera att inlämning sker vid rätt tidpunkt. Regionen ska rapportera enligt 26 kap 34 § Skatteförfarandelagen (2011:1244) vilket betyder att regionen inte kan välja annat inlämningsdatum än den 12e. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeGranskningMomshantering.20220218

Yttrande över yttrande över revisionsrapport Covid-19 del 4

I den granskning av planering och genomförande av vaccinationer covid-19 som gjorts av PwC lämnas följande rekommendation till regionstyrelsen: 

Säkerställ att riktlinjer är tillräckligt tydliga för att undvika risken att enskilda tjänstepersoner tvingas fatta beslut som kan ge konsekvenser för dem som enskilda, exempelvis vid hantering av restdoser. 

Nationellt har vaccinationen mot covid-19 präglats av nya förutsättningar och snabba omställningar vilket ställt stora krav på regionerna som utförare av vaccinationer. Region Västmanland har av principiella skäl valt att konsekvent följa Folkhälsomyndighetens rekommendationer detta för att minskar risken för oklarheter i kommunikation gentemot såväl medborgare som medarbetare. 

Med tanke på vaccinationens komplexitet har regionen valt att arbeta i projektform vilket ger möjlighet till centrala direktiv och gemensamma riktlinjer över vårdgivargränser. Vidare meddelas principiellt viktiga ställningstagande och beslut såväl skriftligen som muntligen till vaccinationsmottagningarna. 

Att utfärda en övergripande instruktion kring exempelvis hantering av restdoser är inte görbart då förutsättningarna är konstant föränderliga. Regionens strategi att följa Folkhälsomyndighetens rekommendationer och att organisera vaccinationen i projektform innebär att risken för enskilda personer att fatta felaktiga beslut till följd av oklarhet minskar. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeCovid19Del4.20220405

Yttrande över revisionsrapport: Temagranskning - Effekter av Covid-19. Delrapport 3: Granskning av uppskjuten vård 

Av granskningen framgår att två av tre granskningsfrågor uppfylls men en punkt uppfylls delvis. 

1. Är den beslutade strategin för att möta den försämrade tillgängligheten ändamålsenlig?
   Delvis i den regionala handlingsplanen finns prioriteringar och aktiviteter för att förbättra tillgängligheten till nybesök och åtgärd. Det saknas en samlad plan eller beslut som beskriver regionens strategi eller processen som syftar till att normalisera verksamheten. 

Vårdens fokus läggs nu primärt på att ge vård till alla som på grund av pandemin fått sin vård uppskjuten eller ombokad. Det innebär att en stor del av planerade åtgärder behöver ske i närtid för att minska antalet patienter som väntat länge på vård. Satsningarna förbättrar tillgängligheten inom snar framtid men kommer även att ge effekter över tid. 
Under hösten genomförs det ordinarie planeringsarbetet, handlingsplanen för tillgänglighet ska då präglas av en framåtsyftande planering. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeEffekterCovid19.20220412

Svar från hjälpmedelsnämnden gällande revision grundläggande granskning av hjälpmedelsnämndens ansvarsutövande 2021

Revisorerna har genomfört en grundläggande granskning av Hjälpmedelsnämnden. Syftet med granskningen är att övergripande bedöma om Hjälpmedelsnämndens förvaltning skett på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt med tillräcklig internkontroll. 

Efter genomförd granskning görs den sammanfattande bedömningen att hjälpmedelsnämndens förvaltning inte helt har skett på ett ändamålsenligt, men i allt väsentligt på ett från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt år 2021. Den interna kontrollen för hjälpmedelsnämnden bedöms år 2021 i allt väsentligt som tillräcklig. 

Sammanfattande revisionell bedömning hjälpmedelsnämnden

Rekommendationer
För att utveckla verksamheten lämnas följande rekommendationer:

• Att hjälpmedelsnämnden dokumenterar riskanalys för den interna kontrollen.
• Att hjälpmedelsnämnden fortsatt arbetar med åtgärder för att nå mål för verksamheten. 

En dokumenterad riskanalys har genomförts årligen sedan år 2020. 

Hjälpmedelsnämnden konstaterar att pandemin med åtföljande levnadssvårigheter och råvarubrister medfört att andel leveranser av lagervaror enligt planerad leveransdag inte når målet trots intensiva åtgärder. Hjälpmedelcentrum arbetar med ersättningskedjor, utökad rekonditionering och bemanningsförstärkning för att öka leveranssäkerheten. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: SvarHjälpmedelsnämndenAnsvarsutövande.20220501

Yttrande över revisionsrapport: Grundläggande granskning av styrelsens och nämndernas ansvarsutövande 2021

Regionens revisorer har överlämnat en grundläggande granskning av styrelsen och nämndernas ansvarstagande för intern styrning och kontroll samt måluppfyllelse till Regionstyrelsen för yttrande. 

Syftet med granskningen är att övergripande bedöma om regionstyrelsen och nämndernas förvaltning skett på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt samt med tillräcklig intern kontroll. 

Detta svar är avgränsat till at omfatta Ambulansdirigeringsnämnden som har sitt säte i Region Västmanland. Övriga medlemmar i nämnden är Region Sörmland och Region Uppsala. 

Ambulansdirigeringsnämndens yttrande

Ambulansdirigeringsnämnden fortsätter att utveckla arbetet och kommer inkludera intern kontrollplanen i verksamhetsplanen. 

Ambulansdirigeringsnämnden kommer fortsätta det pågående utvecklingsarbete kring revisionens synpunkt med att säkerställa målstyrning och uppföljning enligt regionens övergripande anvisningar. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeAmbulansdirigeringsnämnden.20220518

Regionens revisorer har överlämnade revisionsrapport "Grundläggande granskning av styrelsens och nämndernas ansvarsutövande 2021". Granskningen syftar till att bedöma om kostnämndens förvaltning skett på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt samt med tillräcklig intern kontroll. 

Revisorernas sammanfattande bedömning är att kostnämnden inte helt har säkerställt en ändamålsenlig förvaltning och en god intern kontroll. Däremot anses den ekonomiska förvaltningen vara tillfredställande. 

Revisorerna lämnar följande rekommendationer: 

• Att kostnämnden dokumenterar riskanalys för den interna kontrollen
• Att kostnämnden fortsatt arbetar med åtgärder för att nå mål för verksamheten.

Kostnämnden är medveten om de problem som beskrivs i rapporten gällande bristande måluppfyllelse, samt bristen kring riskanalys och dess koppling till intern kontrollen. 

Kostnämnden har bland annat ett pågående arbete med riktlinjer för patientmåltider och att barnrättsråd ska införas under hösten 2022. 

Ett arbete pågår kring intern kontroll och process och reglemente uppdateras och kompletteras bland annat med att riskanalys ska genomföras för att utröna kontrollområden. Uppdatering av reglementet beslutas av regionfullmäktige 14 juni. Instruktion gällande processen för intern kontroll och mallar för internkontrollplan och uppföljning av intern kontroll är under framtagande och ska implementeras inför internkontrollplaneringen för 2023. 

Detaljerad beskrivning av ärendet

Verksamhetsmässiga/ekonomiska/juridiska konsekvenser och finansiering

Granskningen är viktig för att säkra ekonomi och verksamhet och minimera riskerna. Vissa brister påvisades och åtgärder presenteras för att komma till rätta med bristerna. 

Hållbarhet 

Miljöperspektiv 

Ärendet har ingen påverkan på miljön.

Mänskliga rättigheter - prövning av barnens bästa

Granskning och åtgärderna syftar till att verksamheten ska vara ändamålsenligt och att tillämpliga lagar, föreskrifter mfl följs. 

Invånarperspektiv

Granskningen syftar till att verksamheten ska vara ändamålsenlig och kostnadseffektiv samt att den interna kontrollen är tillräcklig.

Uppföljning

Granskningen är en del i revisorernas årliga granskning och de tar varje år ställning till vilka områden som ska granskas. 

Beslutet skickas till

Regionstyrelsen och revisorerna. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: TjänsteskrivelseNämndernasAnsvarsutövande2021.20220525

Yttrande över redovisningsrapportern: Granskning av löpande intern kontroll i redovisningsrutiner och ekonomiadministrativa processer 

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapport "Granskning av löpande intern kontroll i redovisningsrutiner och ekonomiadministrativa processer" till regionstyrelsen. Granskningen syftar till att ge svar på om Regionstyrelsen och övriga granskade nämnder har en tillräcklig intern kontroll och tillförlitligheten och säkerheten i några administrativa rutiner ska bedömas. 

Revisorernas bedömning 
Revisorerna bedömer att styrelsen och granskade nämnder inte fullt ut har vidtagit tillräckliga åtgärder för alla de områden där brister noterats tidigare år. Kvarstående brister återfinns i hantering av IT-utrustning där lagerdifferenser kvarstår och attesthanteringen för en del av regionstyrelsens verksamheter. Brister finns även inom hanteringen och redovisningen av förtroendekänsliga poster samt rutiner för att följa upp ändring av fasta data och leverantörsregistrets aktualitet och fullständighet. 

Regionstyrelsens yttrande
Regionstyrelsen instämmer i granskningen och arbete pågår för att komma till rätta med bristerna; en extern genomlysning har genomförts gällande hantering av IT-utrustning med framarbetade åtgärdsförslag som förvaltningen för digitaliseringsstöd arbetar vidare med under 2022 och information och förtydligande om vikten av beslutade attestanter ska ske inom regionstyrelsens verksamheter. 

Hanteringen av förtroendekänsliga poster har särskilda rutiner men behöver bli mer kända i verksamheterna för att säkerställa att de efterlevs. 

När det gäller hantering av leverantörsregister och utbetalningar kommer befintliga rutiner att kompletteras med uppföljning av ändringar av fast data samt för att säkerställa att leverantörsregistret är fullständigt och aktuellt. 

Rapporten har tillsänts berörda för beaktande. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeInternKontrollEkonomiprocesser.20220527 

Yttrande över revisionsrapporten: God ekonomisk hushållning från ett finansiellt perspektiv 

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapport "God ekonomisk hushållning från ett finansiellt perspektiv". Granskningens syfte är att pröva om styrning och kontroll för att upprätthålla en ekonomi i balans är ändamålsenlig. 

Rapporten anger bland annat Regionens ekonomiska förutsättningar: 

-Stora obalanser inom hälso- och sjukvården inför planperioden måste hanteras
-De demografiska utmaningarna medför stigande kostnadstryck
-Förändrade och mer osäkra ekonomiska utsikter till följd av pandemin
-Ny kostnadsutjämningsfördelning minska successivt regionens intäkter
-Minskade generella statsbidrag kommande år
-Stora fastighetsinvesteringsbehov kommande år
-Dämpad intäktsutveckling och stigande kostnadstryck medför gap mellan intäkter och kostnader
-God ekonomisk hushållning nås inte utan effektiviseringar, tex ekonomi i balans, för år 2022 och framåt

Regionfullmäktige fastställer mål, inriktning och ekonomiska ramar och ger sedan i uppdrag till regionstyrelse och driftsnämnder att verkställa fullmäktiges beslut. Regionen använder målstyrning kompletterat med specifika uppdrag som riktas till styrelser och nämnder som styrmetod. Regionfullmäktige har också fastställt riktlinjer för god ekonomisk hushållning. Uppföljning till regionfullmäktige sker genom två delårsrapporter samt årsredovisning. 

Revisorernas bedömning
Revisorerna bedömer att regionstyrelsen utövar en tillräcklig styrning för att upprätta en ekonomi i balans utifrån att styrelsen upprättar årlig budget och plan samt att styrelsen har beslutat om åtgärdsplaner för att få ner kostnadsläget inom hälso- och sjukvården. De bedömer också att styrelsen har tillräcklig uppföljning och kontroll för att upprätthålla en ekonomi i balans. Granskningen föranleder inga rekommendationer. 

Regionstyrelsens yttrande
Regionstyrelsen instämmer i revisionens bedömning. De senaste årens goda resultat har förbättrat regionens soliditet och skapat bättre förutsättningar för kommande investeringar i NAV. Arbetet med att identifiera och följa upp kostnadsdämpande åtgärder för att nå ekonomi i balans inom regionen och samtliga förvaltningar fortsätter dock enligt plan. 

Rapporten har tillsänts berörda för beaktande. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeGodekonomiskhushållning.20220530

Yttrande över revisionsrapport: Grundläggande granskning av styrelsens och nämndernas ansvarsutövande 2021 - Kollektivtrafikförvaltningen

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapport "Grundläggande granskning av styrelsens och nämnders ansvarsutövande 2021". Granskningen syftar till att bedöma om regionstyrelsen och nämndernas förvaltning skett på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt samt med tillräcklig intern kontroll. 

Revisorernas bedömning
Revisorernas sammanfattande bedömning är att:

• Nämnden kan delvis verifiera att nämndens verksamhet har bedrivits på ett ändamålsenligt sätt under år 2021. Nämnden når delvis antagna mål för verksamheten. 
• Nämnden kan i rimlig gran verifiera att nämndens verksamhet har bedrivits på ett för ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt under år 2021. Åtets resultat: +1,6 mnkr. Nämnden når mål för ekonomin.
• Nämnden kan delvis verifiera att den interna kontrollen inom granskade områden har varit tillräcklig under år 2021.

Revisorernas rekommendationer:
För att utveckla verksamheten lämnar revisorerna följande rekommendationer:

• Att Kollektivtrafiknämnden i årsredovisning tydliggör bedömning av måluppfyllelse för verksamhetsmässiga mål.
• Att Kollektivtrafiknämnden fortsatt arbetar med åtgärder för att nå mål för verksamheten. 
• Att kollektivtrafiknämnden dokumenterar riskanalys för den interna kontrollen. 

Kollektivtrafiknämndens yttrande
Kollektivtrafiknämnden är medveten om de problem som beskrivs i rapporten gällande bristande måluppfyllelse. Fortsatt arbete med åtgärder för att nå måluppfyllelse är av största vikt. Riskanalys genomförs från och med 2022 års internkontrollplan. Riskanalysen dokumenteras. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeKollektivtrafiknämndensAnsvarsutövande2021.20220824

Yttrande över revisionsrapport: grundläggande granskning av styrelsens och nämndernas ansvarsutövande 2021

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapport "Grundläggande granskning av styrelsens och nämndernas ansvarsutövande 2021". Granskningen syftar till att bedöma om regionstyrelsens förvaltning skett på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt samt med tillräcklig intern kontroll. 

Revisorernas sammanfattande bedömning är att regionstyrelsen inte helt har säkerställt en ändamålsenlig förvaltning och en god intern kontroll. Däremot anses den ekonomiska förvaltningen vara tillfredsställande. 

Regionens revisorer lämnar följande rekommendationer: 

• Att regionstyrelsen och dess förvaltningar utvecklar internkontrollarbetet till att tydligare koppla identifierade risker i riskanalysen till antagna kontrollmoment i internkontrollplanerna. 
• Att regionstyrelsens redovisning av måluppfyllelse omfattar en prognos för helåret. 

Regionstyrelsen är medveten om de problem som beskrivs i rapporten gällande bristande måluppfyllelse, hälso- och sjukvårdsverksamhetens återkommande underskott samt bristen kring riskanalys och dess koppling till intern kontrollen. 

Regionstyrelsen har bland annat börjat kraftsamla för att säkra en långsiktig hållbar hälso- och sjukvård samt regional utveckling, bland annat genom utveckling av arbetssätt och tjänster, omställning till "Nära vård" samt investering i nytt akutsjukhus. Under våren har en genomlysning av hälso- och sjukvården skett i projekt Sirona - rapport presenteras på regionstyrelsen 31 maj. 

Ett arbete pågår kring intern kontroll och process och reglemente uppdateras och kompletteras bland annat med att riskanalys ska genomföras för att utröna kontrollområden. Uppdatering av reglementet beslutas av regionfullmäktige 14 juni. Instruktion gällande processen för intern kontroll och mallar för internkontrollplan och uppföljning av intern kontroll är under framtagande och ska implementeras inför internkontrollplaneringen för 2023. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeStyrelsenämndernasAnsvarsutövande2021.20220830

Yttrande över revisionsrapporten "Grundläggande granskning av styrelsens och nämndernas ansvarsutövande 2021" RV 220295

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapporten "Granskning av styrelsens och nämndernas ansvarsutövande 2021" till Kultur- och folkbildningsnämnden för yttrande. 

Den översiktliga granskningen har skett med hjälp av dokumentanalys. 

Kommentarer till granskningen
Nämnden har antagit två verksamhetsplaner för 2021 samt budget. Vid framtagande av dessa, samt i den löpande uppföljningen av verksamheterna, har nämnden under 2021 tagit i beaktande och åtgärdat flera av de synpunkter som den tidigare revisionen lämnade. 

Mål
För verksamheten Kultur och ideell sektor arbetar nämnden utifrån den i länet gemensamt framtagna regionala kulturplanen, nationella kulturpolitiska mål samt den regionala utvecklingsstrategin. Revisorerna anser att nämnden fastställt åtgärder för måluppfyllelse kopplat till de regionövergripande målområdena. 

Revisorerna menar vidare att det saknas en tydlig koppling mellan aktiviteter med mål och resultatmålen på regionövergripade nivå för Tärna folkhögskola. I december 2020 fastställdes en utvecklingsplan för Tärna folkhögskola. Ett utvecklingsarbete fortgår med att knyta Tärna folkhögskola närmare regionens verksamhet och mål. 

En ny mall för verksamhetsplan har tagits fram som följer regionens övergripande mall. Det innebär att det finns en röd tråd och det går lättare att följa verksamheterna uppdrag och koppla dem till befintliga mål på olika nivåer i organisationen. 

Revisorerna anser att det finns ekonomiska mål för verksamheterna Kultur och ideell sektor och Tärna folkhögskola. Budget kan likställas med ekonomiskt mål och att målen är uppföljningsbara. 

Rapportering
Revisorerna anser att återrapportering genomförs enligt direktiv, men konstaterar att delårsrapporterna för Kultur- och folkbildningsnämnden skiljer sig från de andra nämnderna i Regionen. Under 2022 har det tagits fram en ny mall för rapportering till Kultur och folkbildningsnämnden. Verksamhetsuppföljning rapporteras till Kultur och folkbildningsnämnden till delår/år samt kompletteras med löpande skriftlig rapportering vid varje nämndmöte avseende verksamheterna. 

Riskanalys
Det saknas dokument kring riskanalys för internkontroll vilket beror på att ingen riskanalys är genomförd. Nämnden har vidtagit åtgärder och har inför 2023 upprättat och genomfört en riskanalys. 

Plan för internkontroll
Revisorerna anser att det saknas analys/bedömning som visar att internkontrollmomenten är uppfyllda och åtgärder kopplade till dessa. Det kommer ses över till rapportering av genomförd internkontrollplan till delår 2 2022. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeKulturfolkbildningsansvarsutövande.2022

Yttrande över uppföljande granskning av regionens arbete att motverka och hantera hot och våld mot anställda och förtroendevalda

Regionens revisorer har överlämnat en uppföljande granskning av regionens arbete med att motverka och hantera hot och våld mot anställda och förtroendevalda till Regionstyrelsen för yttrande.

Revisorernas sammanfattande bedömning är att regionstyrelsen delvis bedriver ett ändamålsenligt arbete med att förebygga, förhindra och hantera hot och våld mot anställda och förtroendevalda.

Bedömningen är att det delvis har vidtagits tillräckliga åtgärder utifrån tidigare lämnade rekommendationer och att regionstyrelsen delvis stärkt arbetet med att förebygga hot och våld i arbetsmiljön.

Det finns en plan och ett pågående arbete för att utveckla säkerhetsarbetet kring hot och våld inom vården och övriga verksamheter i regionen. Exempel på åtgärder som genomförts efter det att granskningen genomförts:

• 31 augusti hölls en föreläsning om PDV (Pågående Dödligt Våld) där 275 medarbetare inom vården och andra delar i regionen deltog.
• I samband med föreläsningen genomfördes en stabsövning där ett 30-tal personer övades i ett PDV-scenario.
• I september genomfördes ytterligare en större PDV-övning med representanter från vårdverksamheter tillsammans med Säkerhetsenheten, ordningsvakter och väktare.
• Regionen lanserade i september en ny digital utbildning om PDV på Kompetensplatsen (regionens interna utbildningsplattform). Till och med december har cirka 700 medarbetare inom vården genomfört e-utbildningen.

Ett fortsatt arbete med att utveckla regionens säkerhetskultur pågår där Säkerhetsenheten tillsammans med Patientsäkerhetsteamet, HR och Regionhälsan deltagit. En utmaning är att likrikta säkerhetskulturarbetet och att skapa förutsättningar för att var och en inom regionen ska kunna reflektera och medvetandegöra hur man ska agerar kring säkerhets- och trygghetsfrågor på sin arbetsplats. Förhoppningen är att säkerhetskulturarbetet även ska leda till en ökad anmälningsbenägenhet vad gäller hot- och våldsincidenter.

I revisionsrapporten redovisas resultatet från den enkätundersökning som PwC genomförde i maj 2022 där 227 personer från utvalda verksamheter hade svarat (36% svarsfrekvens). I undersökningen uppger 54% att de utsatts för hot i sin yrkesutövning under de senaste 24 månaderna. 27% angav att de utsatts för våld någon gång under de senaste 24 månaderna.

Som en jämförelse noteras att det i 2022-års medarbetarundersökning ställdes frågan ”Har du under de senaste 12 månaderna blivit utsatt för hot om våld på din arbetsplats?”. Av de drygt 4 100 svarande inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen svarade 9% JA. På frågan ”Har du under de senaste 12 månaderna blivit utsatt för fysiskt våld på din arbetsplats?” svarade 4,5% JA. Bryter man ner medarbetar-undersökningens resultat på kliniknivå och jämför med några av de större verksamheter som deltagit i PwC´s undersökning hamnar motsvarande siffra på 36% (hot om våld) och runt 10 % (våld).

Det är svårt att dra några långtgående slutsatser av de förhållandevis stora skillnaderna i de bägge undersökningarna. Men en förklaring kan vara att det är olika tidsintervaller (24 respektive 12 månader). En slutsats är dock att det bör genomföras riktade insatser mot verksamheter som är särskilt utsatta för hot om våld och våld.

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: Yttrande Granskning arbete motverka hot och våld.221215

Yttrande över revisionsrapport: Hyrpersonal i vården

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapport "Temagranskning intern kontroll i ekonomiadministrativa processer i väsentliga intäkts- och kostnadsflöden. Delrapport 2: Hyrpersonal" som är en delrapport över temagranskning av intern kontroll till regionstyrelsen för yttrande. Regionens revisorer genomför årligen granskningar av den interna kontrollen i regionens ekonomiadministrativa processer. För 2020 har de valt att dela upp granskningarna i fyra olika delrapporter. 

Efter genomförd granskning av de ekonomiadministrativa processerna för hyrpersonal gör revisorerna bedömningen att den interna kontrollen i de ekonomiadministrativa processerna för hyrpersonal i vården i allt väsentligt är tillräcklig. Inom regionen finns en tydlig och väl förankrad ansvarsfördelning avseende samordning och hantering av den extern bemanning av sjuksköterskor och läkare. 

Bedömning utgår från tre revisionsfrågor där två har bedömts som delvis uppfyllt. 

Revisorernas granskning har funnit avvikelser genom stickprovskontroller avseende tidrapportering i fakturaunderlag från bemanningsbolag. Vidare har revisorerna inte kunnat utläsa att Regionstyrelsen har fattat beslut i den kontinuerliga och systematiska uppföljningen av kostnader avseende hyrpersonal. Därigenom bedöms dessa kontrollområden inte fullt uppfyllda. 

Regionstyrelsen noterar att det i rapporten lämnas förbättringsförslag och dessa kommer att beaktas i det ständigt pågående utvecklingsarbetet avseende inhyrd personal. Rapporteringen till Regionstyrelsen avses utvecklas och ramavtalsleverantörerna av inhyrd personal kommer att uppmärksammas om vikten av korrekta fakturaunderlag. Styrelsen för Intraprenaden kommer även delges revisionsrapporten så föreslagna förbättringsområden även når den regiondriva primärvården. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeHyrpersonalivården.20210201.pdf

Yttrande över revisionsrapport: Patientavgifter 

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapport "Patientavgifter" som är en delrapport över temagranskning av intern kontroll till regionstyrelsen för yttrande. 

Regionens revisorer genomför årligen granskningar av den interna kontrollen i regionens ekonomiadministrativa processer. För 2020 har de valt att dela upp granskningarna i fyra olika delrapporter. 

Efter genomförd granskning av patientavgifter gör revisorerna bedömningen att den interna kontrollen i hanteringen av patientavgifter inte är tillräcklig. 

Bedömningen utgår från tre revisionsfrågor där två inte bedöms ha uppfyllts. 

Regionen har genomfört omfattande effektiviseringar vad gäller hanteringen av patientbesök, där bl a självbetjäningsterminaler har införts där även hantering av patientavgifter sker. Detta innebär att stora delar av hanteringen är digitaliserad. I samband med digitaliseringen av hanteringen är målet att försöka bygga in automatiserade kontroller för att minimera manuella kontroller vilka ofta tidskrävande och därigenom förknippade med hög kostnad. 

Revisorernas granskning visar på brister vad gäller rutiner som säkerställer efterlevnad till gällande regler och villkor samt rutiner för systematisk uppföljning. Regionstyrelsen noterar att det i rapporten lämnas förslag till rekommendationer vilka berörda förvaltningar får i uppdrag att beakta i det fortsatta arbetet med utveckling av hantering av patientavgifter. 

För regionstyrelsen är revisionens granskningsrapporter en viktig del för att förbättra den interna kontrollen. Rapporten har skickats ut till berörda förvaltningar för att beakta de synpunkter och förslag som framkommit i rapporten. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandePatientavgifter.20210202.pdf

Yttrande över revisionsrapport: Granskning av delegationshanteringen 

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapport "Granskning av delegationshanteringen" till regionstyrelsen för yttrande. Syftet var att granska huruvida regionstyrelsen, ambulansdirigeringsnämnden, kollektivtrafiknämnden samt kostnämnden säkerställer att hanteringen av delegation av beslutsrätt sker på ett ändamålsenligt och rättssäkert sätt. 

Revisorernas bedömning 
Revisorerna konstaterar att regionstyrelsen och nämnderna inte helt säkerställer att hanteringen av delegation av beslutsrätt sker på ett ändamålsenligt och rättssäkert sätt. Huvuddelen av bedömningarna är gemensamma för styrelsen och nämnderna, men med enstaka bedömningar som kommenteras separat i respektive yttrande. 

Regionstyrelsens yttrande 
Regionstyrelsen delar inte revisorernas bedömning om att det finns brister i rättssäkerheten avseende delegationshantering, framför allt då rättsläget inte är helt utrett, men tillstår att ändamålsenligheten i vissa fall kan förbättras. 

Generellt gäller att delegationsordningarna inom regionen har samma struktur och vissa beslutspunkter är gemensamma för flera, men inte alla, nämnder. De granskade nämnderna har som påtalats mycket olika uppdrag och därmed olika behov av att reglera dessa beslutspunkter. Grunden för delegationsbeslut är att de ska avlasta styrelse och nämnder från mängdbeslut och/eller för att snabba på beslut som inte kan vänta till nästa sammanträde. Detta har ännu inte bedömts nödvändigt i de omnämnda fallen. 

Under 2021 implementeras ett samlat ärende- och dokumenthanteringssystem i regionen. I systemet kommer regionens samtliga delegationsordningar med tillhörande vidaredelegationer att registreras. När beslut fattas utifrån dessa delegationer kommer ärendet automatisk upp för anmälan på delegerande organs nästkommande sammanträde. Tillhörande rutin kommer att tas fram. Detta möjliggör bättre intern kontroll och systematisk uppföljning av delegationsbeslut och vidaredelegationer i enlighet med granskningens rekommendationer. 

Inför ny mandatperiod kommer samtliga reglementen att ses över av regionens förtroendemannakommitté. I detta arbete kommer rapportens synpunkter om bristande överensstämmelse i rutiner och reglementen att beaktas. 

Revisionens granskningsrapporter är viktiga för att förbättra arbetet med intern kontroll. Rapportens synpunkter och förslag har tillsänts berörda förvaltningar för beaktande och ett övergripande förbättringsarbete är påbörjat. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeDelegationshantering1.20210330.pdf

Yttrande över revisionsrapport: Granskning av delegationshanteringen 

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapport "Granskning av delegationshanteringen" till kostnämnden för yttrande. Syftet var att granska huruvida regionstyrelsen, ambulansdirigeringsnämnden, kollektivtrafiknämnden samt kostnämnden säkerställer att hanteringen av delegation av beslutsrätt ske på ändamålsenligt och rättssäkert sätt. 

Revisorernas bedömning 
Revisorerna konstaterar att regionstyrelsen och nämnderna inte helt säkerställer att hanteringen av delegation av beslutsrätt sker på ett ändamålsenligt och rättssäkert sätt. Huvuddelen av bedömningarna är gemensamma för styrelsen och nämnderna. men med enstaka bedömningar som kommenteras separat i respektive yttrande. 

Kostnämndens yttrande
Kostnämnden delar inte revisorernas bedömning att det finns brister i rättssäkerheten avseende delegationshantering, framför allt då rättsläget inte är helt utrett, men tillstår att ändamålsenligheten i vissa fall kan förbättras. 

Generellt gäller att delegationsordningarna inom regionen har samma struktur och vissa beslutspunkter är gemensamma för flera, men inte alla, nämnder. De granskade nämnderna har som påtalats mycket olika uppdrag och därmed olika behov av att reglera dessa beslutspunkter. Grunden för delegationsbeslut är att de ska avlasta styrelse och nämnder från mängdbeslut och/eller för att snabba på beslut som inte kan vänta till nästa sammanträde. Detta har inte bedömts nödvändigt i de omnämnda fallen. 

Under 2021 implementeras ett samlat ärende- och dokumenthanteringssystem i regionen. I systemet kommer regionens samtliga delegationsordningar med tillhörande vidaredelegationer att registreras. När beslut fattas utifrån dessa delegationer kommer ärendet automatiskt upp för anmälan på delegerande organs nästkommande sammanträde. Tillhörande rutin kommer att tas fram. Detta möjliggör bättre intern kontroll och systematisk uppföljning av delegationsbeslut och vidaredelegationer i enlighet med granskningens rekommendationer. 

Revisionens granskningsrapporter är viktiga för att förbättra arbetet med intern kontroll. Rapportens synpunkter och förslag har tillsänts berörda förvaltningar för beaktande och ett övergripande förbättringsarbete är påbörjat. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeDelegationshantering2.20210330.pdf

Yttrande över revisionsrapport: Granskning av delegationshanteringen 

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapport "Granskning av delegationshanteringen" till kollektivtrafiknämnden för yttrande. Syftet var att granska huruvida regionstyrelsen, ambulansdirigeringsnämnden, kollektivtrafiknämnden samt kostnämnden säkerställer att hanteringen av delegation av beslutsrätt sker på ett ändamålsenligt och rättssäkert sätt. 

Revisorernas bedömning 
Revisorerna konstaterar att regionstyrelsen och nämnderna inte helt säkerställer att hanteringen av delegation av beslutsrätt sker på ett ändamålsenligt och rättssäkert sätt. Huvuddelen av bedömningarna är gemensamma för styrelsen och nämnderna, men med enstaka bedömningar som kommenteras separat i respektive yttrande. 

Kollektivtrafiknämndens yttrande
Kollektivtrafiknämnden delar inte revisorernas bedömning om att det finns brister i rättssäkerheten avseende delegationshantering, framför allt då rättsläget inte är helt utrett, men tillstår att ändamålsenligheten i vissa fall kan förbättras. 

Generellt gäller att delegationsordningarna inom regionen har samma struktur och vissa beslutspunkter är gemensamma för flera, men inte alla, nämnder. De granskade nämnderna har som påtalats mycket olika uppdrag och därmed olika behov av att reglera dessa beslutspunkter. Grunden för delegationsbeslut är att de ska avlasta styrelse och nämnder från mängdbeslut och/eller för att snabba på beslut som inte kan vänta till nästa sammanträde. Detta har ännu inte bedömts nödvändigt i de omnämnda fallen. 

Under 2021 implementeras ett samlat ärende- och dokumenthanteringssystem i regionen. I systemet kommer regionens samtliga delegationsordningar med tillhörande vidaredelegationer att registreras. När beslut fattas utifrån dessa delegationer kommer ärendet automatiskt upp för anmälan på delegerande organs nästkommande sammanträde. Tillhörande rutin kommer att tas fram. Detta möjliggör bättre intern kontroll och systematisk uppföljning av delegationsbeslut och vidaredelegationer i enlighet med granskningens rekommendationer. 

Inför ny mandatperiod kommer samtliga reglementen att ses över av regionens förtroendemannakommitté. I detta arbete kommer rapportens synpunkter om bristande överensstämmelse i rutiner och reglementen att beaktas. 

Revisionens granskningsrapporter är viktiga för att förbättra arbetet med intern kontroll. Rapportens synpunkter och förslag har tillsänts berörda förvaltningar för beaktande och ett övergripande förbättringsarbete är påbörjat. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeDelegationshantering3.20210415.pdf

Yttrande över granskning av 1177

Regionens revisorer har lämnat över revisionsrapporten "Granskning av 1177" till regionstyrelsen för yttrande. Syftet med granskningen har varit att bedöma om regionstyrelsen säkerställer att de nationella invånartjänsterna 1177 bedrivs på ett ändamålsenligt sätt samt med tillräcklig intern kontroll. 

Revisorernas bedömning 

"Vår samlade revisionella bedömning är att regionstyrelsen inte helt säkerställer att de nationella invånartjänsterna 1177 bedrivs på ett ändamålsenligt sätt, samt att den interna kontrollen inte är helt tillräcklig"

Regionstyrelsens yttrande

Region Västmanland har sedan flera år tillbaka haft en hög ambitionsnivå vad gäller att erbjuda invånarna 1177 Vårdguidens olika tjänstebud och 1177 Vårdguiden har varit den huvudsakliga patientingången till vården. Både nationellt sett och regionalt har det gjorts stora investeringar i form av finansiella och personella resurser. Sett ur ett varumärkesperspektiv är det en lyckad investering, det är ett av landets starkaste varumärken idag. Användningen har ökat under åren och inte minst under pandemin har 1177 Vårdguiden varit en hjälp för invånaren och en avlastning för verksamheterna. 

När det gäller regionstyrelsen styrning har den varit inriktad på digitalisering som generell och övergripande möjlighet/förutsättning - inte på verktygslådan. 1177 Vårdguiden ska främst ses som ett verktyg, inte ett självändamål, utan en del av det digitala utbud regionen tillhandahåller. Regionstyrelsen har som mål att öka tillgängligheten och har sedan flera år tillbaka pekat ut "Digitalt först" som en strategi i Regionplanen. Under senare år också riktning/styrning på övergripande nivå skett via den av regionstyrelsens antagna "Region Västmanlands digitaliseringsstrategi, som för övrigt är under revidering". 

1177 har varit den huvudsakliga ingången för invånarna och bör så förbli, för att underlätta för invånarna. Samtidigt sker den digitala utvecklingen snabbt och nya digitala verktyg utvecklas av marknaden. Regionen behöver navigera mellan det nationella samarbetet som sker inom ramen för exempelvis 1177 Vårdguidens e-tjänster och andra utvecklingsinitiativ, allt utifrån vad som är mest kostnadseffektivt, hur utvecklingen på marknaden sker och inte minst hur vi gör det så enkelt som möjligt för användarna, ex invånare. Enligt nuvarande utvecklingsriktning bör i möjligaste mån 1177 Vårdguiden användas som varumärke för olika tjänster, oaktat vilken leverantör som ligger bakom själva tjänsten, detta för att underlätta för invånarna. Detta ligger i linje med Ineras "Målbild för första linjens digitala vård" ut som regionerna ställt sig bakom. 

Den digitala utvecklingen innebär att verksamheterna måste ställa om och arbeta på nytt sätt. Utifrån detta så har regionen valt att decentralisera arbetet med bland annat 1177 Vårdguidens e-tjänster, från att vara mer styrd från regionstyrelsen till att verksamheterna själva använder de tjänster som är relevanta för just deras verksamhet; allt med utgångspunkt ökad tillgänglighet och effektivare verksamhet. 

Genom att själv kunna påverka den digitala utvecklingen ute i linjen, ökar ägarskapet, vilket får som effekt att man också gör nödvändig verksamhetsutveckling. Utifrån RS intentioner uttryckt i Digitaliseringsstrategin ska målstyrningen inom detta område ske på förvaltnings- och verksamhetsnivå. 

När det gäller uppföljning av 1177 Vårdguiden följer regionstyrelsen inte upp detta kontinuerligt på övergripande nivå givet att det är en del av den totala digitala utvecklingen. På tjänstemannasidan (strategisk/taktisk förvaltningsnivå) följer dock regionen upp via undersökningar av NKI, förtroende och användning samt utveckling av nya verktyg. Handlingsplanen kopplat till digitaliseringsstrategin varit uppe för information på styrelsen varje år sedan den antogs. Mål för 1177 Vårdguiden på telefon redovisas i del- och årsredovisningen. Där finns också ett avsnitt som beskriver utvecklingen av 1177 Vårdguidens e-tjänster. Hälso- och sjukvårdsbarometern, som bland annat redovisar förtroendet för 1177 Vårdguidens olika områden, har också presenterats på regionstyrelsen varje år. 

Det mål som funnits som en del av Regionplanen kopplat 1177 Vårdguiden på telefon har varit kopplat till medelväntetider. Detta har under åren varit svår att nå. Det regionala målvärdet sattes utifrån att 16 av landets regioner skulle påbörja ett samarbete under vardagar samt nätter, men detta har inte förverkligats fullt ut. Samarbetet har inneburit att Region Västmanland under 2019 hjälpt övriga samverkande län att öka tillgängligheten men har med all sannolikhet påverkat regionens medelvärde i negativ riktning. Verksamheten har under åen haft fokus på att försöka förbättra tillgängligheten. Under pandemiåret 2020 har, precis som revisorerna skriver, medelväntetiden ökat till att i genomsnitt vara 24 minuter. För att kunna hantera de kraftigt ökande medelsvarstiderna p.g.a. pandemin startade under året en extra insatt Covidlinje, en digital rådgivningsmottagning och kundtjänst för icke-digitala invånare. Dessa åtgärder har resulterat i en något förbättrad tillgänglighet till 1177 på telefon och att Västmanland ändå haft en bättre medelväntetid än snittet. 

När det gäller att utforma basuppdrag och sätta mål för 1177 Vårdguiden på telefon är det, mot bakgrund av ovan skrivna, bättre att dessa utformas/sätts över regiongränserna på Hälso- och sjukvårdnivå, som en del av den allmänna hälso- och sjukvårdsutvecklingen. Då med hänsyn tagen till övrig utveckling inom alla 1177 Vårdguidens delar, regionernas digitala utveckling som helhet och samarbetet mellan 1177 Vårdguiden på telefon. Medelväntetid som enskilt mål för enskild regions verksamhet blir snarare kontraproduktivt om man vill se en utveckling inom tillgänglighet som helhet. 

Precis som revisorerna skriver har det tidigare funnits en styrning av en basnivå av e-tjänster inom primärvården. Från 2018 års program togs detta bort, då bedömningen var att dessa tjänster nu var så etablerade och nyttjade av alla att de inte behövde räknas upp i programmet. Istället blev fokus på krav på snabb återkoppling och att ev alternativa system (som några privata nyttjade) skulle vara likvärdiga i innehåll och kvalitet. Utbudet har bestått av ett antal ärendetyper som man erbjuder och det har varit liknande på alla regiondrivna vårdcentraler: de privata har olika varianter och hänvisar ju i vissa fall till andra tjänster via sin hemsida. Ett nytt primärvårdsprogram är under framtagande och revisorernas synpunkter tas i beaktande i detta arbete. 

När det gäller att öka kunskapen och kännedomen om 1177 Vårdguiden hos invånare har det under åren gjorts många insatser, från i början mer generell marknadsföring till att numera lyfta fram 1177 Vårdguiden i de sammanhang där det är relevant. Hävstången för själva användningen av e-tjänsterna är kopplad till upplevd nytta hos invånarna. När e-tjänsten Journalen infördes, ökade både kunskapen om och antalet användare av 1177 Vårdguidens tjänster ordentligt. I hälso- och sjukvårdsförvaltningens årsredovisning för 2020 konstateras att 80% av invånarna är nu digitala och har ett konto på 1177.se. Av dessa har ca hälften under året loggat in och både bokat och läst provsvar för coronatesterna. 

Det är fortsatt av vikt att få verksamheterna själva att inse vikten av att integrera e-tjänsterna i verksamhetsutvecklingen. Regionen är på god väg och pandemin har varit en drivande faktor. Numera är också verksamheterna de bästa marknadsförarna av tjänsterna: i och med det ökande egna ägarskapet är det en mer naturlig del i ett samtal i patientmöten. Regionen följer utvecklingen kontinuerligt och har planer för ökad användning. I grunden handlar det om vilja att använda digitala tjänster, något som i sin tur är beroende av tjänsterna upplevs som relevanta och användbara. Detta är ytterst en fråga för det nationella samarbetet med Inera, där regionen är delägare, dialogpart men också kravställare. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeGranskning1177.210427.pdf

Yttrande över revisionsrapport: Granskning av implementering av nya läkemedel. 

Regionstyrelsen har tagit del av revisionsrapporten "Implementering av nya läkemedel" samt de frågeställningar som reses av regionens revisorer med anledning av densamma. 

Som svar på frågorna har en uppdaterad instruktion, där roller och ansvar förtydligats, tagits fram (ledningssystemet dok 53299, bifogas). 

Det kontinuerliga arbetet med implementering av nya kostnadseffektiva läkemedel fortsätter, vari ingår en tydlighet i budgetprocessen utifrån verksamheternas förutsättningar. 

Ett dokument som definierar uppdrag, roller och ansvar för Rådet för kunskapsstyrning har också tagits fram (ledningssystemet dok 55893, bifogas) 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeNyaläkemedel.210330.pdf

Bifogade dokument:

Ordnat införande av läkemedel

INLEDNING

Med ordnat införande avses den nationella process som samtliga regioner enats om och som etablerats för samverkan kring introduktion av vissa nya läkemedel. En målsättning är att de läkemedel som bedöms vara särskilt viktiga för sjukvården introduceras jämlikt över regionerna och på ett kostnadseffektivt sätt samt för att undvika undanträngningseffekter mot andra angelägna indikationsområden i vården. I värderingen av kostnadseffektivitet vägs den vetenskapligt dokumenterade tillkommande nyttan av det nya läkemedlet jämfört med redan etablerade behandlingar i förhållandet till kostnaderna. I processen kring ordnat införande finns flera aktörer. NT-rådet (rådet för Nya Terapier) har samtliga regioners uppdrag att handlägga urval och värdering av vissa nya läkemedel (framförallt de som inte ingår i förmånen) samt att därefter utfärda rekommendationer till regionerna. TLV (Tandvårds- och Läkemedelsförsäkringsverket) handlägger i första hand hälsoekonomiska värderingar inom förmånen och samverkar med NT-rådet kring nya läkemedel som inte omfattas av förmånen. Både TLV och NT-rådet samverkar i sitt arbete med sjukvården genom flera nationella kontaktnät bl.a. SKR:s kontaktmannagrupp, TLV:s kontaktmannagrupp, TLV:s fullmaktsgrupp och Läkemedelskommitteernas nationella nätverk LOK. Se vidare Janusinfoi .

TILLVÄGAGÅNGSSÄTT

Information kopplad till ordnat införande

Läkemedelskommittén har huvudansvar inom regionen för information kopplad till ordnat införande. Enheten för sjukvårdsfarmaci bistår med farmaceutisk kompetens och vid behov analys kopplad till dialog inom regionen.

Region Västmanlands representanter tar emot information gällande ordnat införande från NT-rådet, TLV och de nationella nätverken enl ovan. Regionalt förmedlar dessa informationen vidare till berörda kliniker och specialister samt via Läkemedelskommitténs expertgrupper. Informationen förmedlas muntligt, eftersom den inte sällan innehåller sekretessbelagda uppgifter upprättas inte offentliga handlingar. Aktuell offentlig information inom ramen för ordnat införande finns på Janusinfos hemsida.

Det sker även en dialog från regioner till de olika aktörerna inom nationellt ordnat införande. Dialogen kan innebära förslag på andra nya läkemedel än vad som föreslagits av NT-rådet, synpunkter på införandeprotokoll mm. Den dialogen förmedlas från region Västmanlands perspektiv via ovannämnda representanter.

Ordnat införande av läkemedel

Läkemedelskostnader kopplade till ordnat införande

Läkemedel inom ordnat införande klassas i regionens system för kostnadsansvar som klinikläkemedel. Det innebär att kostnaden belastar förskrivande klinik. Något separat konto för introduktion av nya läkemedel finns inte inom Region Västmanland. Introduktionen följer nationella rekommendationer och sker i samråd mellan Läkemedelskommittén, Enheten för Sjukvårdsfarmaci och respektive klinik. Ärenden kan vid behov föredras och diskuteras i Rådet för kunskapsstyrning.

Uppföljning

Uppföljning av preparat inom ordnat införande sker nationellt och delges regionerna kvartalsvis. Relevanta utdrag av detta rapporteras till Läkemedelskommittén vid sittande möte. Utifrån den nationella uppföljningen sker dialog och riktade uppföljningsmöten med berörda kliniker, dels klinikledning, dels vid behov samtliga läkare vid berörd klinik. Även ledningsstrukturen informeras muntligt.

ROLLER OCH ANSVAR

Region Västmanland är representerad i nationella kontaktmannanätverk (SKR:s kontaktmannagrupp, TLV:s kontaktmannagrupp och TLV:s fullmaktsgrupp). Läkemedelskommittén representeras där av dess ordförande och Enheten för sjukvårdsfarmaci av dess chef. Dessa har därmed ansvaret att inom regionen informera berörda specialiteter samt ledningsstrukturen.

Läkemedelskommitténs ordförande och chefen för Enheten för sjukvårdsfarmaci företräder Region Västmanland i den TLV:s fullmaktsgrupp för läkemedel, där frågor om ordnat införande hanteras. Samma personer representerar även regionen i SKR:s kontaktpersonsnätverk.

Det yttersta medicinska och ekonomiska ansvaret åvilar respektive klinik.

https://janusinfo.se/nationelltinforandeavlakemedel.4.7c82b0fc1638b8db71b12b21.htm

Rådet för kunskapsstyrning - uppdragsbeskrivning

VERKSAMHET

Det nationella systemet för kunskapsstyrning ska speglas lokalt i Region Västmanlands hälso- och sjukvård. Samverkan med kommunal hälso- och sjukvård ska eftersträvas där så är lämpligt. Dokumentet beskriver uppdraget för Rådet för kunskapsstyrning i Region Västmanland.

ANSVARSOMRÅDE

Rådets ledamöter ska tillsammans spegla det nationella systemet lokalt i Region Västmanland. Det övergripande målet är att nå en god och jämlik vård för länets medborgare.

STÄLLNING I ORGANISATONEN

Hälso- och sjukvårdsdirektören är uppdragsgivare och ytterst ansvarig för tillsättning och uppföljning. Rådet tar ställning till om lokala arbetsgrupper ska bildas (LPO).

KVALIFIKATIONER

För uppdraget relevanta kvalifikationer.

ANSVAR

• Genomföra uppföljning och analyser och i förekommande fall ta fram underlag till beslut på uppdrag av förvaltningsledningen om möjligt med stöd av analysfunktionen*.
• Stödja lokala programområdens implementering av ny kunskap.
• Analysera Öppna jämförelser – Vården i siffror och andra relevanta kvalitetsregister.
• Ta fram ”GAP”-analyser för Nationella riktlinjer och vårdprogram och stödja implementering, beräkna kostnader samt föreslå prioritering.
• Arbeta med prioriteringsunderlag efter analys.
• Använda relevant forskning och HTA för analyser och implementering.
• Årligen genomföra ett kunskapsstyrningsseminarium tillsammans med regionens företrädare för LPO, RPO och NPO med syfte att på bästa sätt samverka för att implementera kunskap.
• Ansvara för uppdatering av förteckning gällande RPO-RSG företrädare.

*Analysfunktionen har i uppdrag att stödja hälso- och sjukvårdsförvaltningen med framtagande av underlag som stöd för beslutsfattande.

Underlaget ska stödja och bidra i utrednings- och analysarbete. Analysfunktionen ska även kunna stödja analyser inför arbete med årsredovisning.

Analysfunktionen ska ta initiativ till och aktivt samverka med övriga förvaltningar som har i uppdrag att bidra till politiska beslutsunderlag, tex folkhälsorapporter kopplat till produktion av hälso- och sjukvård, patientsäkerhetsdata samt befolknings- och patientuppfattningar.

Struktur för rådet:

Rådet för kunskapsstyrning sammanträder 1 gång/månad (9 gånger/år).
Minnesanteckningar ska föras vid samtliga sammanträden och publiceras på angiven plats.

• Rådet kan vid behov adjungera ytterligare medlemmar för att fullfölja uppdraget.
• Rådet och ordförande tillsätts av hälso- och sjukvårdsdirektören.
• Samordnaren för Rådet för kunskapsstyrning är kontaktperson till regionens representant i RPO, RSG och LPO.
• Arbetet förutsätter samverkan med funktioner motsvarande de nationella samverkansgrupperna: Analys och Uppföljning; HTA-funktion; Läkemedelscentrum/ Medicinsk teknik; Patientsäkerhet samt Forskning och Utbildning.

Sammansättning:

• Ordförande
• Hälso- och sjukvårdsstrateg, kunskapsstyrning, samordnare
• Förvaltningsledning
• Vårdval
• Verksamhetschef psykiatri
• Verksamhetschef medicin
• Verksamhetschef kirurgi
• Läkemedelskommittén och Läkemedelsenheten
• Uppföljning och Analys
• Patientsäkerhet
• Forskning och Utveckling
• Folkhälsofrågor
• Företrädare Regionala stödstrukturen, RSS och NSK- S (kommunerna)
• Företrädare för nationella programområden (NPO), adjungerade
• Vid behov adjungera företrädare för RPO och LPO (regionala och lokala programområden

BEFOGENHETER

Rådet för kunskapsstyrning har en rådgivande roll gentemot hälso- och sjukvårdsförvaltningen samt länets kommuner och dess vårdverksamheter. Det operativa ansvaret och ansvar att tillhandahålla resurser ligger i linjeorganisationen

Svar på Granskning av vårdhygien, städning och vårdnära service

Sammanfattning 

Revisorerna har utifrån temagranskning avseende patientsäkerhet genomförd januari 2019 där vårdhygien utgjorde en del gjort en fördjupad granskning av vårdhygien med fokus på städning och vårdnära service. Syftet med granskningen är att bedöma om regionstyrelsen har en tillräcklig intern kontroll som säkerställer god vårdhygien i enlighet med lagar, beslut och riktlinjer. Den samlade bedömningen är att tillräcklig intern kontroll saknas för att säkerställa god vårdhygien. 

Två av sex revisionsfrågor är uppfyllda, de övriga fyra redovisas nedan tillsammans med de två rekommendationer som revisionen föreslår. 

Görs kontroller för att säkerställa att personal har tillräcklig kompetens/utbildning inom vårdhygien?
Bedömning: Vi bedömer att det finns en god struktur och planering för den utbildning som ges tills städ- och servicepersonalen. Medarbetarnas kompetens säkerställs genom att städhandboken bygger på svensk städstandard. Däremot bedömer vi att det finns förbättringspotential vad gäller vårdpersonalens utbildning och kompetens inom vårdhygien. Coronapandemin har resulterat i en ökad medvetenhet, men samtidigt hindrat genomförandet av utbildningsinsatser. 

Det finns rutiner för att kontrollera medarbetarnas kunskaper efter genomförd utbildning genom kompetenskort och checklistor för nyanställd personal såväl inom vårdverksamhet som inom service- och städverksamhet. Däremot saknas en systematisk uppföljning och kontroll för att säkerställa regionens samlade kompetens då den gemensamma uppföljningen enbart sker genom en grundläggande e-utbildning. 

Svar: Vårdpersonalens kompetens inom vårdhygien är i första hand säkrad i och med genomgången grundutbildning, där detta självklart ingår. Dessutom hålls inom Regionen introduktionsutbildningar för nyanställda sjuksköterskor som bland annat omfattar vårdhygien. Utöver detta erbjuds all vårdpersonal fortbildning inom vårdhygien såväl vår som höst. Dessa utbildningstillfällen är dock lågt prioriterade av verksamhetscheferna vilket resulterar i att deltagarantalet är lågt. En möjlig förbättringsåtgärd är här att ledningen ställer krav på att personalen ska genomgå dessa utbildningar med viss frekvens. 

Har verksamheten lokalmässiga förutsättningar för att nå en god hygienisk standard? 
Bedömning: Vi grundar bedömningen på att de lokalmässiga förutsättningarna varierar mellan de tre vårdavdelningar som granskningen är inriktad på. Medicinklinikens och kirurgklinikens lokaler bedöms som tillräckliga, men kvinnoklinikens lokaler är inte tillräckligt goda. I stort finns dock inte några omfattande brister att anmärka på, förutsättningarna är tillräckliga för att personalen ska kunna upprätthålla hygienrutinerna och det råder ingen brist på material. 

Vi ser att regionens i sitt pågående arbete med det nya sjukhuset kommer att förbättra verksamhetens förutsättningar för att nå god hygienisk standard. 

Svar: Samma bedömning görs som den som revisionen framför. Åtgärd pågår därmed med projekt nytt akutsjukhus. 

Vilka kontroller görs av städning, så väl den regelmässiga städningen som den patientnära städningen, inom vården? 
Svar: Vi grundar bedömningen på att städ- och servicepersonal genomför regelbundna kontroller av städningen, vilka dokumenteras. Vårdpersonalen genomför viss kontroll av den patientnära städningen i form av egenkontroll och kontroll av kollegors städning, däremot saknas strukturerade och dokumenterade kontroller. Därmed görs få eller inga kontroller av helheten, vilket vi bedömer som ett utvecklingsområde. 

Vi bedömer det även som ett förbättringsområde att dela resultatet av genomförda kontroller mellan vårdverksamheten och städverksamheten. Detta i syfte att öka samarbete och dialog mellan de olika verksamheterna samt skapa förutsättningar för en ökad kontroll av städningen som helhet. Vi ser positivt på det pågående utvecklingsarbetet för att ytterligare stärka kontrollen av den städning som genomförs genom digital dokumentation. 

Svar: Kontroller görs av den städning som utförs i regi av samlad service, vilket redovisas på sid 16 i revisionsrapporten. Dessa bedöms vara tillräckliga. 

Kontroller av den städning som vårdpersonalen utför dokumenteras inte förutom i en del fall "på lista". 

För att förbättra kvaliteten på av vårdpersonal utförd städning föreslås i rapporten en ökad dialog mellan hygienombud och städpersonal samt att resultatet av genomförda kontroller delas mellan vårdverksamheten och städverksamheten. Den utveckling av stärkt kontroll av utförd städning genom digital dokumentation som lyfts fram i rapporten bör också kunna bidra till en positiv utveckling inom området. 

Rapportens avvikelser, synpunkter och klagomål som framförts till patientnämnden och verksamhet? 
Bedömning: Vi grundar bedömningen på att det finns former för avvikelserapporter vilka främjar en god struktur för rapportering av avvikelser, synpunkter och klagomål både från verksamheten och patientnämnden. Däremot finns förbättringsområden i användandet. Avvikelsesystemet Synergi används både av verksamheten och patientnämnden, men antalet avvikelser är relativt få givet regionens storlek. Vi bedömer att ett förbättringsområde är att utbilda medarbetare i hanteringen av Synergi, alternativt se över hur avvikelserapporteringen kan underlättas på annat sätt. 

Det finns forum för att förmedla avvikelser avseende specifikt städning och vårdnära service genom befintliga kontaktpunkter. Vi bedömer att detta skapar möjlighet till djupare diskussion och analys av identifierade avvikelser. Samtidigt ser vi en risk med att vårdpersonalen uppmanas att muntligen framföra klagomål inom området, eftersom det riskerar att minska antalet registreringar i Synergi och underminera mer systematisk analys. Avvikelser gällande städning registreras inte alltid i Synergi, vilket de ska göra enligt gällande rutin. 

Svar: Synpunkter och klagomål som framförs till patientnämnden eller verksamheten hanteras inom berörd verksamhet. Under maj månad 2021 kommer en stor uppdatering av avvikelsesystemet Synergi äga rum. Denna uppdatering ska göra programmet mer användarvänligt, utbildningsinsatser till avvikelsesamordnarna förbereds kopplat till uppgraderingen. 

Tillse att mål och riktlinjer är anpassade till och baseras på gällande lagstiftning
Svar: I och med att det nya styrdokumentet antagits efter revisionen ska denna punkt vara tillgodosedd, se svar nedan. 

Tillse att gällande styrande dokument för patientsäkerhet antas för år 2021 (Program för patientsäkerhet 2017-2020 har inte uppdaterats och något nytt dokument har inte antagits)
Svar: Program patientsäkerhet 2017-2020 har ersatts av Regional handlingsplan för ökad patientsäkerhet 2021-2024, kopplad till Hälso- och sjukvårdsförvaltningens förvaltningsplan. Handlingsplanen antogs på Regionstyrelsens möte 9 mars. Detta dokument svarar upp mot rapportens kritik mot att programmet i vissa fall låg "långt ifrån det dagliga arbetet" vilket varit känt, därför har det tagits höjd för detta vid förändring av styrande dokument. 

Regionstyrelsen anser att rutiner vad avser avvikelsehanteringen ska följas därför är rapporteringen i avvikelsesystemet Synergi viktigt. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeVårdhygienStädning.210525.pdf

Yttrande över revisionsrapport: Granskning av intern kontroll i administrativa system och rutiner

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapport "Granskning av intern kontroll i administrativa system och rutiner" till regionstyrelsen för yttrande. Granskningen omfattar uppföljning av områden där brister noterats tidigare år samt två nya granskningsområden. De områden som följts upp är hantering av IT-utrustning, betalningsmoral och utbetalning av arvoden till förtroendevalda. Nya granskningsområden är attesthantering och köp av konsulttjänster. 

Revisorernas bedömning 
Revisorerna konstaterar att regionstyrelsen och dess förvaltningar inte fullt ut har vidtagit åtgärder för de områden där brister noterats tidigare år samt att regionstyrelsen inte fullt ut säkerställt en tillräcklig intern kontroll gällande attesthantering. 

Regionstyrelsens yttrande
Inom regionen sker fortlöpande ett arbete med att förbättra den interna kontrollen. Åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtas redovisas nedan. 

Förvaltningen för digitaliseringsstöd har genomfört en utbildningsinsats avseende lagerhantering för samtliga anställda på IT-arbetsplats Förvaltningen avser också avropa konsultstöd för en genomlysning av lagerprocessen. 

Det sker idag ingen systematisk efterkontroll av utbetalda arvoden. Anledningen till att regionen väntat med att införa detta är att regionen under 2021 byter rutin för arvodeshantering. Under året implementeras ett samlat ärende- och dokumenthanteringssystem. I systemet kommer även förtroendevaldas arvoden att hanteras. Tillhörande rutiner kommer att tas fram. Detta möjliggör bättre intern kontroll och systematisk uppföljning av både begäran och efterkontroll av utbetalt arvode och ersättning. 

Regionstyrelsen har precis som revisorerna noterat att vissa förvaltningar brustit i rutinerna vad gäller delegationsbesluten av attestanter för 2020. Bristerna är i huvudsak kopplade till den organisationsförändring som genomfördes 2020. Förvaltningarna har efter granskningen upplysts om vikten att redovisa delegationsbesluten enligt fastställd rutin. 

Revisionens granskningsrapporter är viktiga för att förbättra arbetet med intern kontroll. Rapportens synpunkter och förslag har tillsänts berörda förvaltningar för beaktande. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeInternkontrollAdmin.210525.pdf

Yttrande över revisionsrapport: RV210133 Granskning av investering/sjukhusbyggnation

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapport "Granskning av investering/sjukhusbyggnation" till regionstyrelsen för yttrande. Syftet med granskningen var att bedöma om Regionstyrelsen säkerställer att initiering och planering för genomförande avseende byggnation av nytt akutsjukhus bedrivs på ett ändamålsenligt sätt utifrån perspektiven på ekonomi och kvalitet. 

Revisorernas bedömning
Revisorerna bedömer att regionstyrelsen till stor del säkerställer att initiering och planering för genomförande avseende byggnation av nytt akutsjukhus bedrivs på ett ändamålsenligt sätt utifrån perspektiven ekonomi och kvalitet. 

Revisorerna påpekar särskilt att programmet befinner sig i ett tidigt skede, vilket innebär att det finns ett flertal risker och utmaningar att hantera i det fortsatta arbetet. 

Regionstyrelsens yttrande
Revisorernas granskning visar att initiering och planering för genomförande avseende byggnation av nytt akutsjukhus bedrivs på ett ändamålsenligt sätt utifrån perspektiven på ekonomi och kvalitet. Regionstyrelsen noterar att det i rapporten lämnas förslag till rekommendationer vilka programmet får i uppdrag att beakta i det fortsätta arbetet: 

• Säkerställ att regionstyrelsen delges minnesanteckningar avseende programmets återrapportering i regionstyrelsens arbetsutskott. 
• Se över behovet att vidta ytterligare åtgärder för att involvera och informera berörd verksamhetspersonal inom vårdorganisationen i återstående planering samt genomförande. 
• Fortsätt arbeta aktivt med riskhantering inom ramen för programmet samt säkerställa att programmet i egenskap av egen förvaltningsorganisation årligen tar fram, beslutar och följer upp egen beslutad internkontrollplan. 
• Säkerställ en mer detaljerad ekonomisk uppföljning av programmet i kommande faser vilken bör innefatta särredovisning i för programmet ingående projekt. 

Regionstyrelsen vill tydliggöra följande

• Minnesanteckningar avseende programmets återrapportering läggs idag till AUs anmälningsärenden. Fortsättningsvis kommer dessa även att läggas till RS anmälningsärenden. Regionstyrelsen erhåller utöver detta delårsrapporter och årsrapporter från programmet i enlighet med rutinerna för regionens uppföljning. 
• Medarbetare och chefer, inklusive fackliga företrädare, från samtliga berörda verksamheter har under snart tre års tid varit involverade i att beskriva bedömda behov och att utveckla de förslag som nu ligger till grund för fortsatt arbete. 
• Arbetet med riskhantering kommer att fortgå enligt programmets processer och återrapporteras i delårsrapporter och årsrapporter. Arbetet med internkontrollplan följer regionens process för internkontroll. 
• Detaljeringsnivån i återrapporteringen av den ekonomiska uppföljningen, till regionstyrelsen, i kommande faser, behöver ta i beaktande om en särredovisning av ett ingående projekt kan påverka en kommande upphandling eller ej. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeSjukhusbyggnation.210427.pdf

Yttrande över granskning av "Kontroll i ekonomiadministrativa processer i väsentliga intäkts- och kostnadsflöden. Delrapport 3: Läkemedelskostnader"

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapporten "Delrapport 3: Läkemedelskostnader" som är en delrapport av "Temagranskning intern kontroll i ekonomiadministrativa processer i väsentliga intäkts- och kostnadsflöden". 

Den huvudsakliga revisionsfrågan var: "Säkerställer regionstyrelsen en tillräcklig intern kontroll i de ekonomiadministrativa processerna för läkemedelskostnader?". 

De kontrollmål som revisionsfrågan besvaras utifrån är: 

1. Det finns dokumenterade regler, rutiner och ansvarsfördelning avseende granskad process?
2. Det finns rutiner och kontroller som säkerställer att läkemedelsinköp görs i enlighet med riktlinjer och avtalade villkor? 
3. Det finns rutiner för kontinuerlig och systematisk uppföljning av kostnader i granskad process? 

Samtliga tre mål ovan bedömdes "delvis uppfyllt". Den sammanvägda bedömningen är att den "interna kontrollen i de ekonomiadministrativa processerna för hantering av läkemedelskostnader inte är helt tillräcklig." 

Revisorerna ger följande rekommendationer:

A. Upprätta en samlad beskrivning över hälso- och sjukvårdsförvaltningens hantering av samtliga läkemedelskostnader med fokus på roller, ansvar och kontroller. 

B. Säkerställa att ekonomiska uppföljningar och analyser omfattar samtliga läkemedelskostnader och att dessa redovisas för regionstyrelsen i delårsrapport, årsredovisning etc. Detta då kostnaderna för bland annat implementering av nya läkemedel kan komma att bli kostsamma om denna inte hanteras korrekt. 

Regionstyrelsen konstaterar att samarbetet mellan Enheten för Sjukvårdsfarmaci, Läkemedelskommitté och Hälso- och sjukvårdsförvaltningen och dess ekonomifunktion fungerar väl, mycket tack vare den nya organisationen och hur den är lokaliserad. 

Läkemedelskostnader redovisas i såväl förvaltningens årsredovisning 2020, där kostnader för läkemedel redovisas (sid. 41) som i delårsrapporter (sid. 37, delår 2). Kostnadsutvecklingen för respektive kategori läkemedel redovisas (t.ex rekvisitionsläkemedel). 

Revisionen anser att regionen bör följa upp att "kontroll av uthämtade läkemedel inte överstiger vad som föreskrivits" (se sidorna 3, 14, 15 och 18 i revisionsrapporten). Detta är inte systemtekniskt möjligt då det kräver samkörning av journalsystem (där föreskrivningen genereras) och e-Hälsomyndighetens system med försörjningsdata. Att kunna jämföra av vården föreskrivet kontra av patient uthämtade läkemedel skulle vara av stort forskningsintresse för att utröna hur läkemedelsförskrivning och läkemedelsanvändning i samhället skulle kunna optimeras. 

Under april (2021) initierades en diskussion mellan Enheten för Sjukvårdsfarmaci, Läkemedelskommittén och ekonomichef vid Hälso- och sjukvårdsförvaltningen om hur nya och kostnadsdrivande läkemedelsbehandlingar ska kunna hanteras. 

Revisionen önskar en mer detaljerad beskrivning gällande hanteringen av läkemedelskostnader (roller, ansvar och kontroller) vilket berörda verksamheter får i uppdrag att beakta i det fortsatta arbetet med ekonomisk uppföljning av läkemedelskostnader. Som stöd för detta arbete finns såväl Enheten för Sjukvårdsfarmaci som Läkemedelskommittén. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeEkonomiprocesser.210525.pdf

Yttrande över revisionsrapport: Granskning av anläggningstillgångar

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapport "Granskning av anläggningstillgångar" till regionstyrelsen för yttrande. Syfte med granskningen är att bedöma om regionstyrelsen har en tillräcklig intern kontroll avseende rutiner för redovisning av anläggningstillgångar. 

Revisorernas bedömning
Revisorerna konstaterar att regionstyrelsen i huvudsak har en tillräcklig intern kontroll avseende rutiner för redovisning av anläggningstillgångar. Revisorerna är dock kritiska till att regionfastigheter fortfarande inte vidtagit åtgärder så att fastighetsförteckningen i regionens anläggningsregister möjliggör avstämning mot Lantmäteriets fastighetsregister trots att det påtalats i tidigare granskning. 

Regionstyrelsens yttrande
Inom regionen sker fortlöpande ett arbete med att förbättra den interna kontrollen. I rapporten föreslås åtgärder för att ytterligare stärka den interna kontrollen vilka regionen avser att beakta i det fortsatta arbetet med att förbättra den interna kontrollen. 

Rapporten har tillsänts berörda förvaltningar för beaktande. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeAnläggingstillgångar.20211214

Yttrande över revisionsrapport: Grundläggande granskning av styrelsens och nämnder ansvarsutövande 2020

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapport "Grundläggande granskning av styrelsens och nämnders ansvarsutövande 2020" till regionstyrelsen för yttrande. 

Revisorerna har genomfört en grundläggande granskning av styrelsens och nämndernas ansvarstagande för intern styrning och kontroll samt måluppfyllelse. Revisionsobjekten i denna granskning har varit regionstyrelsen, ambulansdirigeringsnämnden, hjälpmedelsnämnden, kollektivtrafiknämnden, kostnämnden samt kultur- och folkbildningsnämnden. Syftet med granskningen är att övergripande bedöma om regionstyrelsen och nämndernas förvaltning skett på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, samt med tillräcklig intern kontroll. 

Revisorernas bedömning
Efter genomförd granskning görs den sammanfattande bedömningen att regionstyrelsen och nämndernas förvaltning i huvudsak har skett på ett ändamålsenligt sätt samt med tillräcklig intern kontroll, men arbetet med intern kontroll kan utvecklas i flera av nämnderna samt att regionstyrelsen kan utveckla övergripande vägledning för den interna kontrollen. Regionstyrelsen, kollektivtrafiknämnden och kostnämnden har delvis uppfyllt verksamhetsmålen för 2020. 

Kollektivtrafiknämndens yttrande
Kollektivtrafiknämnden delar revisorernas sammanfattade bedömning. Fortsatt arbete för att nå måluppfyllelse är viktig för kollektivtrafiknämnden. Sedan tidigare pågår ett arbete inom kollektivtrafiknämnden med att utveckla verksamhetsanpassade kontrollpunkter och en dokumenterad riskanalys kommer att genomföras under hösten. Delårs- och årsrapporter kommer att anmälas till regionstyrelsen och regionfullmäktige. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeAnsvarsutövande2020.20210915

Yttrande över revisionsrapport: Grundläggande granskning av styrelsens ch nämndernas ansvarsutövande 2020

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapport "Grundläggande granskning av styrelsens och nämnders ansvarsutövande 2020" till regionstyrelsen för yttrande. Syftet med granskningen är att övergripande bedöma om regionstyrelsen och nämndernas förvaltning skett på ett ändamålsenligt och får ekonomisk synpunkt ändamålsenligt sätt samt med tillräcklig intern kontroll. Granskningen avser; regionstyrelsen, kollektivtrafiknämnden, korstnämnden, kultur- och folkbildningsnämnden, hjälpmedelsnämnden och ambulansdirigeringsnämnden. Den översiktliga granskningen har skett genom dokumentanalys. 

Revisorernas bedömning 
Efter genomförd granskning gör revisionen den sammanfattande bedömningen att regionstyrelsen och nämndernas förvaltning i huvudsak skett på ett ändamålsenligt sätt, men att arbetet med intern kontroll kan utvecklas ytterligare i kostnämnden. 

För kostnämnden lämnas följande rekommendationer gällande utveckling av verksamheten: 

• Säkerställa att plan för internkontroll systematiskt upprättas och föregås av en dokumenterad riskanalys. Den ska användas som underlag för beslut och för information. Riskanalysen bör vara det centrala verktyget för att identifiera det som kan hindra eller hota verksamheten. 
• Rapportering avseende intern kontrollplan 2020 har inte skett. 

Kostnämndens yttrande
Kostnämnden delar revisorernas sammanfattande bedömning. 

En plan för internkontroll upprättas årligen för verksamhetsområde Kost. Den ska i fortsättningen föregås av en dokumenterad riskanalys. 

Rapportering av internkontrollplan sker under möte tre i Kostnämnden, vilket sammanfaller med rapportering av delårsrapport 2. Mötet sker vanligtvis i slutet av september varje år. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeAnsvarsutövande2020.20210930

Yttrande över revisionsrapporten uppföljande granskning av anskaffning av medicinteknisk utrustning samt granskning av införande av MDR (Medical Device Regulation)

PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Västmanland genomfört en uppföljande granskning av anskaffning av medicinteknisk utrustning samt granskning av införande av MDR (Medical Device Regulation) och har med anledning av granskningen lämnat en rekommendation till regionstyrelsen:

• Regionstyrelsen bör säkerställa att det påbörjade arbetet med att göra investeringsplanen mer långsiktig och utökad samverkan med inköp, fortlöper. 

Regionstyrelsen anser att rekommendation är relevant. Investeringsstyrningen inom regionen utvecklas fortlöpande i syfte att säkerställa ändamålsenliga och effektiva processer, rätt investeringar och en fortsatt god ekonomisk hushållning. Utveckling i linje med revisorernas rekommendation pågår, bland annat har investeringsriktlinjen setts över under 2021 och i förslag till uppdaterad investeringsriktlinje har revisorernas synpunkter beaktats. Långsiktigheten blir allt viktigare då planeringen av Nytt akutsjukhus i Västerås fortskrider, och de samlade investeringsbehoven på kort och lång sikt kartläggs/sammanställs därför inför beslut om NAV för att en samlad bild ska finnas. 

Inköps respektive verksamheternas uppdrag i anskaffningsprocesserna är tydligt, men kunskapen om detta ansvar behöver fortsätta att spridas i organisationen så att effektivare inköp kan genomföras. Berörda förvaltningar och verksamheter har därför tillställts revisorernas rapport. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeMedicintekniskUtrustning.20211112

Yttrande över svar granskning av region Västmanlands planering för omställning till Nära vård

Säkerställa att nyckelindikatorer kopplas till programmet Nära vårds målområden
Arbetet pågår att ta fram en region-kommunal gemensam resultattavla för att följa både förändringar i processer och resultat. Den kommer att bygga på data både regionen och kommunerna för att kunna ge en så korrekt bild som möjligt. I arbetet utgår man från de indikatorer som håller på att tas fram via SKR. Målet är att en första regional rapport ska vara färdig under första kvartalet 2022.

Säkerställa att uppföljning görs av programmet för att skapa möjligheter att utvärdera omställningen till en god och nära vård
Den löpande uppföljningen av programmet bör fortsatt ske genom rapportering i ordinarie delårs- och årsrapporter för att begränsa rapporteringsbördan. I hälso- och sjukvårdsförvaltningens delårsrapport 2 2021 ges en beskrivning av programmets pågående projekt och förstudier. Omfattningen kommer att öka i takt med att programmet löper på, och rapporteringen kan fördjupas i kommande delårs- och årsrapporter. 

Arbetet med att ta fram nyckelindikatorer som kan säga något om hur långt omställningen kommit pågår (se ovan), och förväntas kunna ingå i rapporteringen fr o m 2022.

Därutöver planeras återkommande rapportering till RS. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandeOmställningNäravård.20211215

Yttrande över revisionsrapport: Granskning av pensionshantering och redovisning 

Regionens revisorer har överlämnat revisionsrapport "Granskning av pensionshantering och redovisning" till regionstyrelsen för yttrande. Granskningen syftar till att bedöma om regionstyrelsen har ändamålsenliga och tillförlitliga rutiner för rapportering av pensionsunderlag som säkerställer en tillräcklig intern kontroll samt att redovisningen av pensionsåtagandet ger en rättvisande bild i räkenskaperna. 

Revisorernas bedömning 
Revisorerna konstaterar att de rutiner som finns avseende rapportering av pensionsunderlag för Region Västmanland, till stor del är ändamålsenliga och tillförlitliga. Vidare bedömer revisorerna att nuvarande ansvarsfördelning, samt de kontroller som genomförs uppfyller revisionens förväntan. Regionens rutinbeskrivningar och processkartor avseende pensionshanteringen är bra. En mindre utökning av befintliga processkartor inom ramen för pensionsadministrationen bör genomföras, främst med dokumentation över resultatet av genomförda tester, samt på vilket sätt denna dokumentation ska arkiveras. Pensionsredovisningen är förenlig med lagstiftning och rekommendationer. 

Regionstyrelsens yttrande
De rekommendationer som föreslås i rapporten avser regionen beakta i det fortsatta arbetet med pensionshantering. 

Rapporten har tillsänts berörda för beaktande. 

Här kan du läsa dokumentet i sin helhet: YttrandePensionshantering.20211214