Ny digital anställningsprocess testas i delar av regionen
Den 4 november startar en pilot för en ny digital process för anställningar i Heroma webb. Den nuvarande pappersblanketten ersätts med en digital hantering där chefer registrerar anställningsbeslut direkt i systemet. Förändringen ska förenkla administrationen och minska risken för fel.
Den nya processen innebär att hela hanteringen, från registrering av anställningsärendet till signering av anställningsavtalet, sker digitalt. Syftet är att skapa en tydligare, mer sammanhållen och säker hantering av anställningar.
Genom att minska den manuella hanteringen och pappersadministrationen ska risken för ofullständiga uppgifter, felregistreringar och fördröjningar minska. Det ska också frigöra tid för mer värdeskapande arbete för chefer, lönekonsulter och HR-konsulter.
Så fungerar den nya processen
Chefen registrerar anställningsärendet direkt i Heroma webb. Anställningsavtalet skickas därefter till Lönestöd för granskning innan det signeras, först av chefen och sedan av medarbetaren. Signeringen sker med Mobilt BankID.
En viktig förändring är att medarbetaren blir anställd först när både chefen och medarbetaren har signerat anställningsavtalet. I den nuvarande processen blir medarbetaren anställd när Lönestöd har fått beslutsunderlaget.
Inledningsvis omfattar processen tillsvidareanställningar, tidsbegränsade anställningar och timanställningar.
Se vad som förändras, tidplan och FAQ om anställning i Heroma Webb på intranätet
Testas i verksamheter innan breddinförande
Den nya processen införs stegvis och börjar med en pilot som pågår i cirka fyra månader från den 4 november 2026.
Verksamheterna som deltar är:
- Medicinkliniken Västerås
- Folktandvården Köping
- Delar av Närvården
Under piloten samlas erfarenheter från chefer, Lönestöd och HR för att identifiera eventuella behov av justeringar och säkerställa att processen fungerar som tänkt.
Planen är att införa den nya processen brett i regionen under våren 2027.
Vissa anställningsärenden omfattas inte
Vissa typer av anställningsärenden kommer även fortsättningsvis att hanteras med andra blanketter. Det gäller bland annat anställningar genom IFF och när en medarbetare får en tillsvidareanställning med anledning av LAS.