Digitala kallelser

Det finns en grundmall och tre varianter på grundmallen beroende på om kallelsen ska ställas till vårdnadshavare, om besöket är avgiftsfritt, eller om ingen vårdpersonal ska visas.

För att kunna använda grundmallen krävs det att besöket sker på den vårdande enhet i Cosmic där bokningen finns samt att telefonnummer för av- och ombokning är detsamma som enhetens telefonnummer.

Grundmallar kallelse.pdf

Anpassningsbar mall används om man behöver justera information som annars läses in automatiskt eller för att förtydliga ombokning/avbokning. Det är bara de anpassningsbara mallarna som innehåller parameterfält. Följande parameterfält finns:

• Till målsman för
• Annat telefonnummer för av- och ombokning
• Annan telefontid för av- och ombokning
• Annan plats för besöket
• Avgiftsfritt besök eller annan kostnad
• Annat telefonnummer till patient (vid telefontid/telefonbesök)
• Visa vårdpersonal [Ja/nej]
• Annan titel 
• Annan plats för anmälan
• Ombokning/avbokning

Gör man inte ett val i parameterfältet läses standardtexten in - så man ändrar bara det som man vill justera. Systemförvaltningen kan lägga in färdiga val. Dessa blir synliga för alla. Telefonnummer till personlig anknytning läggs inte in. 

Den anpassningsbara mallen finns i flera varianter:

• För patienter med reservnummer (kostnaden för besöket hämtas inte beroende på patientens ålder utan måste väljas eller skrivas i parameterfältet).
• För sambokning eller seriebokning (Multi) då alla tider ska visas på kallelsen. 
• För teambesök då all vårdpersonal ska visas på kallelsen. 

Anpassningsbara mallar.pdf

Med provtagningskallelsen kan man välja följande: 

• Till målsman för
• Drop-in eller bokad tid
  • Vid Drop-in hänvias patienten till sjukhusens provtagningsenhet och/eller sin vårdcentral.
  • Vid bokad tid läses information om vårdande enhet, besöksadress samt telefonnummer och telefontid in automatiskt.
• Elektronisk remiss eller underlag
• Typ av prov
• Tid för provtagning
• Medicinuppehåll
• fasta
• Plats för provtagning (om provtagningen måste ske på sjukhus)

Utöver detta finns fritextfält. Information från fritext/fras placeras sist under rubriken Viktigt inför provtagningen

Provtagningskallelsen kan skickas direkt från Planerade vårdåtgärder eller via en bokning i tidbok. Läs mer i instruktion 62739 Skriva ut kallelser från Planerade vårdåtgärder i Cosmic

Väljer man till exempel administrativ kontakt på drop-in visas den inte i kassan. 

Provtagningskallelse nr 11.pdf

Om Laboratoriemedicins provtagningsanvisningar till patient behövs bifogas med provtagningskallelsen finns dessa upplagda i Cosmic i mappen Övergripande bilagor, undermapp Laboratoriemedicin. 

På kallelsemallarna är adressfältet placerat till höger. Om kallelsen skrivs ut och hanteras manuellt av verksamheten krävs därför högerställda fönsterkuvert. 

Regionanslutna vårdgivare beställer kuvert som vanligt via inköp. 

Privata vårdgivare behöver säkerställa att kuvertens fönster har korrekta mått, se instruktion Måttangivelser för fönsterkuvert.pdf

Uppdatering av adressfältets placering den 9 maj

Adressfältets placering justeras på kallelsemallarna för att säkerställa att känsliga personuppgifter inte syns. Justeringen är liten och bör inte innebära något problem med de kuvert ni använder. 

För att säkerställa att adressfältet syns skriv ut och testa med Testfil kuvert_1StandardRV.pdf

Går det att återkalla en kallelse som är skickad med e-brev?
Nej, när du har skickat till förmedlaren kan du inte ångra det. 

Kan jag se om patienten får kallelsen digitalt eller på papper?
Nej, i Cosmic kan du bara se att kallelsen gått iväg med e-brev. När ett datum visas i kolumnen "Utskriftsdatum" har kallelsen gått iväg som e-brev. 

Hur lång tid tar det från att kallelsen har skickats i Cosmic till att patienten får kallelsen?
Förmedlaren tömmer sin inkorg vardagar klockan 7.50. Om patienten har en digital brevlåda får hen kallelsen samma dag som förmedlaren tömt sin inkorg. Om patienten är analog skickar förmedlaren kallelsen med 1:a klassbrev, postens varannandagsutdelningen styr när kallelsen delas ut. 

Exempel analog patient: vården skickar kallelse med e-brev på onsdag. Förmedlaren tömmer sin inkorg på torsdag. Patient som bor i postnummerområde 1 får kallelsen utdelad på fredag, patient som bor i område 2 får kallelsen på tisdag veckan efter.

När ska jag inte skicka med e-brev - vilka undantag finns? 
Kallelser till personer med skyddad ID, interner och god man/förvaltare ska skrivas ut och hanteras manuellt. Det kan finnas andra verksamhetsspecifika undantag, till exempel fysiska medskick. 

Kallelser - använd högerställda kuvert
Andra brev - använd vänsterställda kuvert

Kan jag välja e-brev om patienten har ett reservnummer?
Ja, men du måste välja kallelsemallen för reservnummer. Förmedlaren skriver ut och kuverterar kallelsen och skickar med vanlig post. 

Kan funktionen e-brev användas till andra brev än kallelser?
Nej. E-brev går bara att välja för kallelser och remissbekräftelser. 

Påverkar digitala kallelser funktionen reminders?
Nej, sms-påminnelser fungerar som tidigare. 

Kan jag skriva ut kallelsen och eventuell bilaga?
Ja, du gör på samma sätt som tidigare. Däremot krävs det en kallelse för att skriva ut en bilaga. 

Kan jag förhandsgranska bilagan?
Du kan inte förhandsgranska bilagan när du valt eBrev. För att kontrollera innehållet i bilagan välj "Inget" under kallelsesätt och klicka på "Skriv ut" - då får du upp en förhandsgranskning av kallelsen, skriv ut kallelsen, därefter visas förhandsgranskning av bilagan. Stäng förhandsgranskningen och välj eBrev och skicka.

Kan jag se i efterhand vilken bilaga som bifogats?
Ja, högerklicka på bokningen och välj "skicka kallelsebrev". Då ser du vilken kallelsemall, bilaga samt eventuell fritext som skickats. 

Behöver jag göra ett val i alla parameterfält på anpassningsbar kallelse?
Nej, val görs bara i de fält där man vill frångå den information som läses in automatiskt.

Kan jag lägga in egen text på kallelsen?
Ja, du kan skriva fritext. Om verksamheten har lagt in färdiga fraser kan du även välja in dessa. Det går även att lägga information på vårdtjänsten (den går inte att redigera och kommer alltid att visas på kallelsen när någon väljer vårdtjänsten). 

Ibland visas inte text som man har lagt in i "Fritext till kallelse" under ”Viktigt inför ditt besök” vid första försöket när man använder kallelsemall nummer 7-10, varför?
Problem uppstår främst om man gör sambokning eller seriebokning och använder kallelse (7-10). Det kan då ta lite längre tid för systemet att känna av om man lagt till en fritext i rutan "Skriv ut kallelse" och kolumnen "Fritext till kallelse". Detta uppstår främst om alla andra uppgifter i "Skriv ut kallelse" är ifyllda och man snabbt endast lägger in "Fritext till kallelse". Systemet hinner då inte uppfatta att text lagts till.

Om man stänger förhandsgranskningen och provar att skriva ut igen så finns informationen med.

För att undvika detta problem skriv fritexten i bokningsunderlaget "Fritext till vald kallelse".

Problemet är anmält till leverantör för åtgärd. 

Finns det någon särskild kallelsemall för ombokning?
Det finns två alternativ för att visa på en kallelse att besöket är ombokat:
1. Skicka en kallelse och anger i fritext eller fras att det är en ombokning.
2. Välj den anpassningsbara kallelsen och välj ombokning i ett av parameterfälten, då framgår det i kallelsens rubrik att det är en ombokning.

Om jag valt avgift i bokningsunderlaget följer det med till kallelsen?
Nej, kallelsen har ingen koppling till vilken avgift du väljer i bokningsunderlaget. Avgiften i bokningsunderlaget är endast till självbetjäningsterminalen. Det går inte att välja avgift på kontakttyper där patienten inte anmäler sig i SBT, till exempel hembesök eller telefonbesök. 

Avgiften i kallelsen styrs av patientens ålder och patienttaxa. 

Vi har bilagorna i ledningssystemet hur blir det nu när de måste finnas i Cosmic för att kunna bifogas med kallelsen?
Originalfilen lagras i Cosmic eftersom filen byggs i ett specialprogram. En pdf-kopia publiceras i ledningssystemet av verksamheten. Vid uppdateringar i innehållet skickar förvaltningen av digitala kallelser en ny pdf-fil till kliniken. Det går inte att ändra bilagan genom ledningssystemet.

Vad gäller kring översättning av kallelse och bilagor till andra språk?Kallelser och bilagor i Cosmic finns bara på svenska. Översatta bilagor hanteras av verksamheten och skickas med vanlig post (dvs ej nyttja e-brev).

Läs mer om översättning på Arbetsplatsen

Hur fördelas kostnaden mellan klinikerna?
Det finns en fördelningsmodell baserat på kallelsevolym som styr kostnaden för varje verksamhet.

Varför kan vi inte skicka kallelsen till inkorgen i 1177 istället för en digital brevlåda? 
De tekniska förutsättningarna för detta är inte på plats ännu men det är Region Västmanlands mål att kallelsen ska skickas till inkorgen i 1177. 

Hur informerar regionen om införandet? 
Pressmedelanden, patientinformation på 1177.se samt verksamheters kontaktkort, information på väntrums-tv eller affisch.